Отзыв сотрудника из командировки

Направление в командировку производится по условиям Постановления Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года «Положение о командировках», а права командированного устанавливаются главой 24 ТК РФ. Но никаких нормативных актов, регулирующих процедуру отзыва из командировки законодательством РФ не предусмотрено.

Каждое предприятие в своих локальных актах должно заранее прописать условия и порядок отзыва сотрудников из командировок.

Процедуру отзыва начинает руководитель структурного подразделения, где трудится командированный. Изучив всю ситуацию досконально, он составляет служебную записку на имя директора предприятия о необходимости отзыва сотрудника из командировки.

На основании этой записки руководитель выносит свою резолюцию. Кроме того, в некоторых случаях требуются консультации с уполномоченными представителями принимающей стороны. Руководитель сам решает, насколько уважительны и обоснованы причины. По его решению, спустя некоторое время, командировка может быть возобновлена.

Если принято решение об отзыве, директор пишет на служебной записке свою визу: «Не возражаю. Отделу кадров подготовить приказ об отзыве….  из командировки с 18 мая 2018 года». По закону не разрешается вносить какие-либо изменения в уже утвержденный приказ о командировке, как и в любые другие документы, составленные ранее и зарегистрированные в журналах. Обычно требуется оформление дополнительных документов. Поэтому следует составить новый приказ.

То есть существуют два варианта оформления решения об отзыве:

1. Сокращение срока командировки и отзыв сотрудника оформляются одним приказом.
2. Составляется приказ о сокращении срока командировки и дополнительный документ об отзыве.

Унифицированной формы приказа об отзыве нет, поэтому его пишут в произвольной форме на основе служебной записки. После подписания приказа руководитель структурного подразделения сообщает о принятом решении своему подчиненному, находящемуся в командировке. Это делается любым доступным способом (по факсу, электронной почтой или другим путем), но главное условие: работник обязательно должен получить копию приказа.

Другой вариант: копию отправляют в принимающую организацию, где командированному передают документ под роспись. Приказ регистрируется в установленном порядке, а именно в Журнале по учету приказов.

Процедура отзыва из командировки

Отзыв из командировки возможен только на основании веских и уважительных причин.

При этом существуют несколько причин, изначально признанных уважительными, согласно действующего законодательства:

1. Обстоятельства, не зависящие от воли работника, которые лишают его возможности исполнить задание.
2. Заболевание командированного с оформлением отпуска по временной нетрудоспособности.
3. Увольнение командированного. Это обстоятельство одновременно становится основанием для прекращения исполнения поручений по командировке.

Другие причины могут быть вызваны производственной необходимостью или признаны уважительными по решению директора предприятия:

1. Дальнейшее пребывание сотрудника на другом предприятии признается нецелесообразным.
2. До прибытия сотрудника к месту назначения отпадает необходимость в выполнении данного конкретного служебного задания.
3. Сотрудник досрочно выполнил возложенную на него задачу.
4. Возникли семейные проблемы у командировнного: смерть, свадьба, болезни родственников.
5. На постоянном рабочем месте появились задачи, решение которых важнее, чем задание в командировке.

Получение согласия сотрудника на отзыв из командировки по производственным причинам необязательно. Работодатель по закону имеет право на самостоятельное определение сроков командировки и их изменение. Отозвать сотрудника можно в любой день, даже если до конца срока командировки остался всего один день.

С подлинником приказа командированного должны ознакомить после его возвращения. При согласии он должен подписать этот документ.

Какие документы оформляются

Приняв решение о направлении в командировку, работодатель должен составить:

Работнику выдается авансовый платеж для осуществления расходов, связанных с командировкой, в эту сумму входят и суточные. После возвращения командированный обязан составить и передать в бухгалтерию, в срок не позднее трех суток, авансовый отчет по форме АО-1, а также произвести окончательный расчет по авансовым выплатам.

Не изменяется данная процедура и при досрочном отзыве из командировки. Единственное отличие состоит в том, что работником причины его досрочного возвращения излагаются в отчете о командировке, который составляется по единой установленной форме № Т-10а или по форме, утвержденной самим предприятием.

• Дата прибытия устанавливается по факту. В табеле учета рабочего времени обычно ставятся коды в зависимости от графика работы возвратившегося сотрудника, например, при продолжении работы в дневное время ставится буквенный код «Я» или цифровой «01».

Авансовая сумма должна быть пересчитана работниками бухгалтерии, так как оплата командировочных расходов по закону производится только за фактическое время пребывания в командировке. Если сумма использована работником не полностью, он обязан вернуть остаток в кассу предприятия, или сумма будет вычтена из его будущей зарплаты (ч. 2 ст. 138 ТК РФ).

Работник производит полный расчет по денежным средствам. К отчету прилагаются командировочное удостоверение, другие документы, подтверждающие фактические расходы, связанные с целью поездки, например, документы об аренде помещения, билеты. При этом запрещено единовременно удерживать сумму, превышающую 20% от общего размера начисленного за конкретной период заработка.

Содержание приказа

Составляется документ по правилам, установленным для такого вида первичных документов, в частности, по положениям ст.166 ТК РФ.

Приказ об отзыве из командировки составляется в произвольной форме, но обычно применяется следующая схема:

1. Наименование предприятия с его реквизитами.
2. Число, месяц, номер документа.
3. ФИО командированного сотрудника.
4. Номер и дата приказа о командировке.
5. Причина отзыва.
6. Дата возвращения сотрудника.
7. Лицо, ответственное за исполнение данного приказа (бухгалтер или кадровик).
8. Указание главному бухгалтеру произвести перерасчет авансовых платежей с конкретным сроком для исполнения.
9. Основание для составления приказа: служебная записка руководителя структурного подразделения.

Обязательно вписывается конкретный срок возвращения сотрудника. Если нужно, чтобы он возвратился незамедлительно, то в приказе указывают следующий день после составления приказа.

В тексте обязательно указывается причина составления приказа, независимо от того, вызвано ли это производственной необходимостью или инициативой самого работника. Приказ подписывается директором предприятия с указанием его должности и расшифровкой подписи.

Приказ для ознакомления передается в отдел кадров и бухгалтерию. Подписав приказ о возвращении сотрудника из командировки, администрации необходимо позаботиться о получении письменного согласия командированного после его возвращения.

Приказ на отзыв из командировки при досрочном выполнении задания (образец)

Иногда все процедуры производятся в устной форме. Отсутствие письменных документов при возвращении сотрудника досрочно по просьбе руководителя не является нарушением трудовой дисциплины. Но это является нарушением трудового договора, поэтому работник вправе обратиться в суд для защиты своих прав. Поэтому рекомендуется все документы оформлять своевременно и с учетом всех правил.

Если документы по отзыву сотрудника из командировки не будут своевременно и правильно оформлены, то получится, что работник находится одновременно в командировке (согласно документам) и на своем постоянном рабочем месте (фактически).

В таких случаях руководство не вправе требовать от сотрудника возврата авансовых средств. Но даже если сотрудник согласен, то вернуть их по закону без соответствующей документации невозможно. Именно поэтому нужно вовремя составить служебную записку, приказ об отзыве, получить от работника отчет о командировке.