Переход на электронную трудовую книжку

Переход на электронную трудовую книжку — осуществляется в 2020 году всеми работодателями.

Как работодателю подготовиться к новому формату работы.

• В течение 2020 года все работодатели переходят на электронные трудовые книжки. Для этого нужно подготовить материальную базу, уведомить сотрудников, отчитываться перед ПФР и своевременно выдавать сведения работникам.
• В связи с эпидемией коронавируса в порядок перехода на ЭТК экстренно внесены изменения: сведения СЗВ-ТД в ПФР в 2020 году нужно подавать на следующий день после того, как работник принят или уволен.

Шаг 1. Готовим локальные акты и техническую базу

Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК) регламентирован ст. 2 Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений…», в соответствии с которым в течение 2020 года нужно:

• принять или внести изменения в локальные акты предприятия: например, издать приказ об ответственных за ведение ЭТК лицах;
• внести правки в положение об оплате труда и / или в коллективный договор;
• обеспечить техническую возможность формирования и отправки сведений о трудовой деятельности сотрудников по форме СЗВ-ТД в ПФР, т. к. в ряде случаев сведения формируются электронно и передаются по телекоммуникационным каналам связи.

Электронные трудовые имеют большое преимущество над бумажным форматом.

ШАГ 2. Сообщаем работнику об ЭТК

В срок до 30 июня 2020 года уведомьте каждого сотрудника о возможности перехода на электронные трудовые книжки.

Уведомить нужно каждого работника индивидуально. Оформлять одно уведомление на всех сотрудников под роспись нельзя. Форма уведомления законодательно не установлена. Его образец можно скачать здесь.

Чтобы в случае проверки доказать, что сотрудник был уведомлен о переходе на ЭТК, рекомендуем либо завести журнал, где работники будут ставить автографы о получении уведомления, либо распечатывать уведомления в двух экземплярах и подшивать подписанный работником экземпляр в личное дело.

Шаг 3. Получаем заявление от сотрудника о выборе варианта ведения трудовой книжки

Если работник выберет электронную трудовую, внесите в бумажный документ сведения о выборе ЭТК и выдайте его работнику под роспись. С этого дня работодатель не несет ответственности за бумажную трудовую.

Если сотрудник выберет электронную трудовую книжку, вернуться к бумажной уже не получится. Сотрудники, впервые устроившиеся на работу после начала 2021 года, выбора не имеют. Их трудовая книжка ведется только в электронном виде.

До 31.12.2020 каждый работник должен определиться, в каком виде будет вестись его трудовая книжка, и сообщить о своем выборе работодателю письменно. Если сотрудник не примет никакого решения, работодатель продолжит вести бумажную трудовую (Письмо Минтруда от 10.02.2020 № 14-2/В-136).

Получив от работника заявление, как о выборе бумажной, так и электронной трудовой, передаем эти сведения в ПФР.

Шаг 4. Отчитываемся в ПФР

Отчет о трудовой деятельности работника формируется по форме СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п. В 2020 году ее необходимо представлять один раз в месяц — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

Формата два:

• бумажный — если работников 24 и менее;
• электронный — если 25 и более.

Форму СЗВ-ТД в 2020 году заполняйте, если в календарном месяце:

• принят новый сотрудник;
• работник уволен или переведен;
• фирма переименована;
• сотрудник подал заявление о выборе формата трудовой книжки.

Отчет составляйте как на штатных работников, так и на совместителей во всех вышеперечисленных случаях. Исключение — выбор работником варианта ведения трудовой книжки: заявление и отчет в данном случае оформляются по основному месту работы.

При первичном формировании отчета в первой строке укажите информацию о последнем кадровом мероприятии сотрудника в данной организации по состоянию на 1 января 2020 года.

С 2021 года СЗВ-ТД нужно сдавать:

• Ежемесячно до 15 числа в случае:
  • перевода работника;
  • получения заявления о продолжении ведения трудовой книжки либо о выдаче сведений о трудовой деятельности
• Не позднее дня, следующего за днем издания приказа:
  • о приеме нового работника;
  • об увольнении.

Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2020 году изменили из-за коронавируса: работодатели должны сдавать в ПФР сведения на следующий день после того, как работник принят или уволен. Обязанность действует до конца 2020 года (Постановление Правительства от 08.04.2020 № 460).

ШАГ 5. Выдаем работнику сведения о трудовой деятельности

Если работник выбрал электронный вариант ведения трудовой книжки, в любой день он вправе запросить у работодателя сведения о своей работе. Формируйте их по форме СТД-Р, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.

Порядок представления и запроса сведений о трудовой деятельности закрепите в локальном акте работодателя, в котором укажите:

• порядок составления заявления и информацию, которые необходимо указать;
• способ передачи заявления исполнителю (на бумажном носителе или по электронной почте в виде скан-образа).

Работник также вправе выбрать, в каком виде он хочет получить эти сведения:

• на бумажном носителе;
• в электронном виде, подписанные усиленной цифровой подписью.

Сроки предоставления работнику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):

• не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления — в период работы;
• в день прекращения трудового договора — при увольнении.

Если в день прекращения трудового договора предоставить сведения невозможно (в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения), направьте СТД-Р на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Сведения следует заверить.