25.10.2020

Копия трудовой заверена неправильно

  • Основанием выдачи сотруднику копии трудовой книжки является заявление, составленное в письменной форме.
  • Копию трудовой необходимо заверить в соответствии с требованиями, установленными «ГОСТ Р 7.0.97-2016» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.) и Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X
  • Срок выдачи запрошенного документа — три рабочих дня с даты получения от сотрудника заявления.

Работник собирается оформить ипотеку. Для этого ему необходимо собрать пакет документов, в который, помимо прочего, входит и копия трудовой книжки. По результатам рассмотрения документов банков выясняется, что копия трудовой заверена неправильно. Срок одобрения кредита растягивается, документ необходимо готовить снова. Рассмотрим, как правильно и без ошибок заверить запрашиваемые сотрудником документы, в том числе трудовую книжку.

1 шаг – получение заявления от сотрудника

В соответствии с действующим законодательством сотрудник имеет право на получение документов (копий), связанных с работой. Данное право предоставлено ему Трудовым кодексом (ст. 62) и Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (п.7 Правил).

Срок выдачи запрашиваемых работником документов — 3 рабочих дня, с даты получения заявления.

Основанием выдачи сотруднику документов (их копий), связанных с работой, является письменное заявление, составленное на имя директора.

На полученном заявлении руководитель ставит свою подпись и дает разрешение отделу кадров на выдачу документов. Для этого на заявлении делается надпись: «Согласовано» или «Выдать документы». Подписанное директором заявление передается уполномоченному должностному лицу на исполнение.

2 шаг — подготовка и заверение копии трудовой

Начнем с того, что копия должна быть четкая. Банковские работники, которые будут заниматься проверкой документов потенциального заемщика, могут не принять некачественную копию трудовой книжки.

После того, как документ будет подготовлен его нужно должным образом заверить.

Порядок заверения копий документов, связанных с работой, определяется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан”.

Верность копии трудовой книжки заверяется визой руководителя (уполномоченного лица) и скрепляется печатью (при ее наличии). На документе указывается дата его выдачи и делается отметка, указывающая на то, что подлинный документ, находится в организации (у ИП).

Если копия некачественная, имеет приписки, подчистки и иные исправления — заверять ее нельзя.

Порядок проставления на копии заверительной надписи определяется отдельным документом — “ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов”, утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.

Отметка о заверении документа делается под реквизитом «подпись» и содержит:

  • слово “Верно”;
  • должность лица, заверившего копию;
  • подпись и расшифровку подписи лица, заверившего документ;
  • дату заверения документа.

Заверительную надпись можно сделать от руки или использовать специальный штамп.

Существует и иной способ заверения копий. Чтобы не мучаться с заверением каждого листа, их можно заверить все сразу  — предварительно их сшив. Сшитые листы необходимо пронумеровать, а концы нитей, которыми они прошиты, опломбировать на обратной стороне последнего листа копии. Там же, на обороте последнего листа, нужно написать: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов».

Количество листов необходимо указать словами, а не только цифрами. Это поможет избежать претензий банковских служащих к заверенной копии.

После этих действий на обороте нужно сделать заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна», поставить подпись ответственного сотрудника, указать его должность и ФИО и приложить печать организации (отдела кадров).

Чтобы проверить полномочия лица, заверившего трудовую книжку, сотрудники кредитной организации могут потребовать копию приказа о возложении данных обязанностей на уполномоченного сотрудника.

Все заверительные надписи, подписи и оттиски печатей должны быть легко читаемыми. Такой подход к заверению копий избавит сотрудника от возможных претензий, а работника отдела кадров от повторной работы по заверению трудовой книжки.

Статья взята с сайта Блог Кадровика

Spread the love

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *