Это только общий список мероприятий для главного бухгалтера перед отпуском. С учетом специфики вашего места работы он может быть гораздо длиннее нашего.
Не поленитесь проделать все это и сможете насладиться отпуском по полной программе.
Итак, вот основное (и обязательное), что вы должны сделать, прежде чем отправиться отдыхать.
Решаем, кому передать дела на время отпуска
Первое, что нужно сделать, — это выбрать кандидата на временное исполнение неотложных главбуховских обязанностей, таких как:
- Подписание первички и счетов-фактур.
- Взаимодействие с обслуживающим компанию банком: отправку платежей, снятие и внесение наличных на счет и др. Для этого может потребоваться оформление временной карточки с образцом подписи замещающего вас лица. А еще нужно попросить кого-то мониторить информацию о возможных проблемах у банка, чтобы в случае их возникновения не остаться без счета, денег и с неуплаченными налогами.
- Электронный документооборот с налоговиками, на письма которых нужно незамедлительно реагировать, в т. ч. отправкой квитанций о получении требований и ответами на эти требования. Ведь в НК РФ для этого установлены четкие сроки, несоблюдение которых может обернуться штрафом.
Возможны и другие обязанности, которые могут потребовать оперативной реакции.
Кандидат должен быть надежным и квалифицированным. И кстати, это необязательно должен быть один сотрудник. Можно распределить обязанности между несколькими людьми, ориентируясь на их компетенцию.
Оформляем передачу полномочий
Передачу или распределение обязанностей нужно задокументировать. Порядок документооборота зависит от того, в какой форме происходит делегирование полномочий.
А варианты здесь могут быть такие:
- Временный перевод. В этом случае работник временно перемещается на вашу должность, а со своей снимается. Смотрите, как оформить приказ о переводе. Но заметим, что на практике для подмены главбуха этот вариант используют редко.
После того как передача полномочий будет оформлена, известите о ней сотрудников других отделов, с которыми регулярно контактируете.
Инструктируем подчиненных
Чтобы бухгалтерия работала слаженно, каждый специалист должен четко знать свои функции, а также порядок взаимодействия с остальными бухгалтерами и работниками других отделов. По-хорошему, все это должно быть прописано в должностных инструкциях. Но все же полезно иметь некие памятки, особенно по ключевым и экстренным вопросам.
Составьте, например, памятку на случай получения из инспекции требования о представлении документов или пояснений. Опишите в ней процедуру ответа на такое требование, крайние сроки. Замещающий вас сотрудник может быть не настолько компетентен, чтобы дать инспекторам грамотный ответ. Но попросить налоговую об отсрочке со ссылкой на ваш отпуск он, думаем, будет в состоянии. Бланк соответствующего уведомления есть у нас на сайте. Можете сделать для подчиненных образец.
Сообщать ли об отпуске главбуха налоговой?
Обязанности извещать ИФНС об уходе главбуха в отпуск нет. Но вы можете это сделать — письмом от имени компании в свободной форме. И мы считаем это очень даже разумным шагом.
Конечно, откладывать намеченные мероприятия из-за вашего отпуска контролеры не обязаны, но они могут принять его во внимание. Им самим проще общаться с главным бухгалтером, чем с менее компетентными представителями фирмы, хотя могут быть и обратные ситуации.
В крайнем случае, если в ваше отсутствие случится какое-то недоразумение или нарушение, данное уведомление можно будет попробовать использовать как смягчающее обстоятельство. Бухгалтерские больничные в этом качестве суды принимают.
Сдаем кассу
Если вы являетесь материально ответственным лицом в отношении наличных в кассе, перед отпуском обязательно проведите инвентаризацию кассы.
А еще с замещающим вас работником необходимо заключить договор о полной материальной ответственности, чтобы он отвечал за сохранность наличных и их недостачу в случае ее возникновения.
