При начислении отпускных ошибки достаточно часто явление. Связано это с особенностями расчета выплаты за отпуск, связанной с определением среднедневного заработка.
Сложность формулы и различные нюансы при определении показателей для нее – основная причина того, что на практике бухгалтер что-то упускает и получает ошибку в сумме отпускных.
Порядок исправления будет зависеть от того, больше или меньше, чем нужно было, сначала начислено отпускных.
Условно причины ошибок можно объединить в такие группы:
- Неправильно определен период, включаемый в расчет. Например, в расчет попало время, проведенное работником на больничном или время простоя по вине работодателя. Возможен и обратный вариант ошибки – когда в расчете оказались не учтены дни, которые должны туда попадать;
- Неправильно определены доходы, включаемые в расчет. Например, туда попали разовые поощрительные выплаты (не предусмотренные локальной системой оплаты труда) или материальная помощь. Эта ошибка также имеет обратный вариант. К примеру, бухгалтера часто не включают в расчет среднего заработка разовые вознаграждения по итогам работы за год или за выслугу лет, хотя такие суммы по общему правилу должны включаться (п. 15 Положения № 922, утв. постановлением Правительства России от 24.12.2007);
- Технические ошибки. Такие ошибки часто обратная сторона автоматизации процесса бухгалтерских расчетов. В момент подсчета что-то «сбойнуло», а ошибку увидели потом.
Суммируя вышесказанное, можно заключить, что для целей исправления ошибки в расчете отпускных можно разделить на 2 группы:
- Ошибки, которые привели к недоплате отпускных (и связанных с ними налогов);
- Ошибки, которые привели к переплате отпускных (и налогов по ним).
Общие правила исправления ошибок в отпускных
Правила исправления ошибок и порядок раскрытия информации о них в бухгалтерском учете и отчетности установлены в ПБУ 22/2010 (утв. приказом Минфина от 28.06.2010 № 63н).
Согласно пункту 2 указанного стандарта неточности в вычислениях квалифицируются как неправильное отражение (неотражение) фактов хозяйственной деятельности, то есть как ошибка.
Ошибки могут быть существенными и несущественными. Определяется это тем, как ошибка повлияла на общие показатели отчетов, в которую попала и на мнение пользователей этих отчетов. Выразим мнение, что перекос показателей, связанный с ошибкой в начислении отпускных 1-2 работникам вряд ли следует рассматривать как существенную ошибку.
Для несущественных ошибок ПБУ 22/2010 предусматривает такой порядок их исправления:
- Ошибку необходимо исправить (внести верные записи в бухучет) в том месяце, когда она была выявлена;
- Прибыль или убыток, возникший в результате исправления ошибки нужно отразить в составе прочих доходов или расходов того же периода (в котором исправили)
Как исправить ошибку при расчете отпускных в большую сторону?
Ошибка в отпускных «в плюс» работнику означает, что:
- Работник получил на руки «лишние» деньги;
- Ошибка в отпускных повлекла завышение сумм НДФЛ и взносов;
- Ошибка повлекла завышение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».
Вот эти три пункта и нужно исправить в бухгалтерском и налоговом учете.
В бухучете в месяце выявления ошибки следует внести корректировочные записи в уменьшение начисленных сумм по отпускным и взносам (сторно).
Если по неправильным суммам уже подавался расчет ЕРСВ – лучше подать уточненку за предыдущий период. Чтобы сальдо расчетов с ФНС сходилось с данными учета. Если исправления внесены в разные месяцы одного квартала – можно уточненку не подавать. В расчете за квартал все учтется.
Излишне удержанный у работника НДФЛ можно учесть в счет уменьшения удержаний с будущих выплат (рассматриваем стандартную ситуацию, когда работник просто ушел в отпуск, без последующего увольнения, декрета и т.п.).
Основная проблема с переплатой отпускных – их невозможно удержать обратно без согласия на то работника. И от этого зависит отражение результата корректировки в прочих доходах или расходах.
Если работник согласен на удержание (согласие должно быть письменным) – то сумма переплаты удерживается из следующих выплат. В этом случае никаких разниц к отнесению на доходы (расходы) не возникает. Все «излишки» получаются учтены в расчетах либо компенсированы.
Если же работник на удержание не согласен – то тут придется рассматривать переплату отпускных как расход (убыток) в бухучете и отражать в расходах в том месяце, когда ошибка была обнаружена. При этом следует помнить, что в налоговом учете такие расходы учесть будет нельзя (нет экономического обоснования).
Как исправить ошибку в отпускных в меньшую сторону?
В случае недоплаты отпускных то, как исправить ошибку в отпускных, выглядит несколько проще.
Ошибка «в минус» означает, что:
- Работник недополучил деньги;
- Оказались недоплачены НДФЛ и взносы;
- Ошибка повлекла занижение расходов, принятых в уменьшение базы по прибыли или иному налогу, где база считается по принципу «доходы минус расходы».
Дополнительные отпускные и причитающиеся с них удержания надо доначислить в бухгалтерском учете в месяце выявления ошибки. Можно сразу в прочие расходы (сразу отнести на 91 счет).
Уточнения, если уже сдан ЕРСВ – внести.
Сумму, недоплаченную работнику и НДФЛ в бюджет – доплатить.
Ошибка в отпускных в 6-НДФЛ
Надо ли исправлять ошибку в отпускных в 6-НДФЛ, если расчет уже был сдан по итогам периода с ошибкой?
Оказывается – не надо. Если ошибка была допущена, скажем, во втором квартале, а обнаружилась в третьем – то разница будет пересчитана в третьем. То есть выплата отпускных и перерасчет отпускных будет произведен в разные даты.
Поэтому в 6-НДФЛ за третий квартал бухгалтеру будет достаточно показать корректную сумму начислений с учетом исправленных отпускных в Разделе 1 6-НДФЛ. И, если имела место доплата отпускных в третьем квартале, показать ее в Разделе 2 6-НДФЛ (в строках 100-140).
