Книги покупок и продаж необходимо хранить не менее четырех лет с даты последней записи. При внесении изменений в книги после их составления четырехлетний срок хранения начинается заново после каждой корректировки.
Нарушение срока хранения книг покупок и продаж грозит компании и ее директору штрафом.
Откуда можно узнать о периоде хранения книг покупок и продаж
Книги покупок и продаж являются документами налогового учета и предназначены для формирования налоговой отчетности по НДС. Поэтому для определения периода их хранения нужно ориентироваться на нормы налогового законодательства. Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ срок хранения данных налогового и бухгалтерского учета, а также других документов, необходимых для расчета и уплаты налогов, равен четырем годам.
На этот же период хранения указывают п. 24 Правил ведения книги покупок и п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.
На нормативно закрепленный период хранения книг покупок и продаж не влияет их форма — бумажная или электронная.
Но от формы зависит порядок хранения книг:
- бумажные экземпляры требуют ежеквартальной распечатки, подписания руководителем, прошивки страниц, нумерации и скрепления печатью (при ее наличии);
- электронные книги подписываются усиленной электронной подписью при отправке в ИФНС, если их запросят налоговики; распечатывать и подписывать книги для целей хранения не требуется.
Как не ошибиться с датой начала отсчета срока хранения
По нормам налогового законодательства срок хранения книги покупок и книги продаж составляет четыре года с даты последней записи. Но что считать последней записью? Будет ли это заключительная запись в последней строке книги покупок/продаж или нужно учесть что-то еще? Разберемся с помощью примеров.
Пример 1
Последняя запись в книге покупок ООО «Стройкомплект» за 3-й квартал 2019 года датирована 28 сентября. Это означает, что хранить книгу следует до окончания 3-го квартала 2023 года.
В ноябре 2019 года в книгу покупок за 3-й квартал 2019 года потребовалось внести изменения. Был оформлен дополнительный лист № 1 к книге покупок за корректируемый период. В связи с этим срок хранения стал длиннее. Отсчет периода хранения теперь нужно начинать с даты, указанной в дополнительном листе.
Если в дальнейшем в эту книгу покупок еще будут вноситься изменения, срок ее хранения будет снова переноситься.
Пример 2
Индивидуальный предприниматель Пушкарев Д. Р. применяет общую систему налогообложения и уплачивает НДС с 3-го квартала 2015 года, с момента начала своей деятельности. За этот период ему не приходилось вносить корректировки в книгу продаж и оформлять в связи с этим доплисты. По окончании 3-го квартала 2019 года ИП Пушкарев Д. Р. может на законных основаниях книгу продаж за 3-й квартал 2015 года уничтожить.
Нормативный период хранения истек: что делать с книгами
Компании или ИП могут устанавливать свои сроки хранения книг покупок и продаж. Но с учетом одного обязательного правила — самостоятельно установленные сроки не могут быть меньше тех, что установлены в налоговом законодательстве. То есть можно установить срок хранения книг покупок и продаж 5, 6, 10 лет или иной срок, превышающий четырехлетний период хранения (отсчитываться который должен с момента последней записи в указанных регистрах).
Накапливать бумаги с истекшим сроком хранения не имеет смысла. Но если внутренними НПА были установлены увеличенные сроки хранения отдельных документов, их необходимо соблюдать.
Как только срок хранения книги покупок/продаж закончился, ее можно уничтожить.
Способ уничтожения зависит от того, в какой форме книга хранилась:
- от бумажного экземпляра можно избавиться путем измельчения в шредере или утилизировать иными доступными способами;
- информацию из электронной книги покупок/продаж можно стереть или перезаписать (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст), а также уничтожить данные вместе с носителем.
Срок хранения сокращен: как и кого накажут
Если книгу покупок/продаж уничтожить раньше, чем завершится нормативно закрепленный срок хранения, возможны негативные последствия. Они затронут как саму компанию, так и ее администрацию:
