Данные из книг покупок и продаж попадают к налоговикам в составе электронной декларации по НДС (разделы 8 и 9). Электронные форматы книг утверждаются налоговиками.
В настоящее время действуют форматы, утвержденные приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ в редакции от 01.04.2019.
Книги продаж и покупок — часть декларации по НДС
Уже довольно давно сведения из книги покупок и книги продаж не просто используются при заполнении декларации по НДС, а прямиком отправляются в ИФНС в составе этого отчета (утв. приказом ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@, ред. от 28.12.2018).
Для этого в декларации выделены специальные разделы:
- 8 — для показателей книги покупок;
- 9 — для показателей книги продаж.
Важно, что сведения приводятся не общими суммами исчисленного за квартал НДС и примененного вычета, а развернуто: под каждую запись/строку соответствующей книги составляется отдельный раздел декларации. При этом под запись книги покупок отведено 2 страницы декларации, а под запись книги продаж — 3 страницы.
Издержки бумажного способа и возможности электронного
Как правило, даже в небольшой компании НДС-записей за квартал набирается приличное количество. Поэтому ручной перенос показателей из бумажных книг в декларацию неудобен и трудоемок. К тому же он не исключает ошибок.
Сведения из вашей декларации инспекция будет сопоставлять с декларациями ваших контрагентов — продавцов и покупателей. А значит, ошибки переноса могут вызвать проблемы не только у вас, но и у ваших партнеров.
Переход на электронный способ ведения книг покупок и продаж позволяет:
- Автоматически выгружать сведения из электронных книг покупок и продаж в НДС-декларацию — а это избавляет от ошибок ручного переноса и ограждает от излишнего внимания и претензий налоговиков.
- Сэкономить на бумаге и расходных материалах (избавиться от лишней работы по распечатке) — электронные книги покупок и продаж не нужно распечатывать. Они так и хранятся в электронном виде, подписать их потребуется только в случае отправки в налоговый орган (п. 24 правил ведения книги покупок, п. 22 правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137). Обратите внимание: для этого необходима усиленная квалифицированная электронная подпись. Хранить книги можно без УКЭП (письмо ФНС от 24.01.2019 № ЕД-4-15/1044).
- Упростить обмен документами с ИФНС при истребовании — документы, составленные по утвержденному электронному формату, можно подать в инспекцию в электронном виде через ТКС (п. 2 ст. 93 НК РФ).
Форматы электронных книг покупок и продаж
Чтобы программные средства налоговиков могли принять от налогоплательщиков информацию из книг покупок и продаж, они должны быть оформлены в xml-формате.
Формат электронных книг покупок и продаж утвержден приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@ (ред. от 01.04.2019).
Сервисы по отправке отчетности в налоговые органы позволяют автоматически конвертировать книги покупок и продаж (если они оформлены в других форматах: xls, xlsx или csv) в формат xml для последующей отправки контролерам.
Благодаря применению электронных форматов книг покупок и продаж:
- сократился объем запрашиваемой у налогоплательщиков документации;
- уменьшились затраты по формированию бумажного документооборота;
- повысилась оперативность налогового контроля;
- улучшились качество и эффективность налогового администрирования;
- снизились сроки возврата НДС.
