- СЗВ-СТАЖ сдается по всем сотрудникам, с которыми в 2019 году заключались трудовые и гражданско-правовые договоры.
- Срок сдачи отчета за 2019 год — до 01.03.2020.
- СЗВ-СТАЖ сдается также компаниями с единственным учредителем-гендиректором, независимо от того, заключен с ним договор или нет.
- Отчет можно сдать на бумаге или в электронной форме. Если сотрудников больше 24 человек — СЗВ-СТАЖ сдается только в электронной форме.
СЗВ-СТАЖ — ежегодная отчетность работодателей в ПФР за своих сотрудников. Из этого отчета Пенсионный фонд получает данные о стаже работников и уплаченных за них страховых взносах. Рассмотрим, по какой форме и в какой срок нужно сдать отчет СЗВ-СТАЖ за 2019 год.
СЗВ-СТАЖ за 2019 год: вкратце о главном
Приведем основную информацию о форме СЗВ-СТАЖ:
* Так как крайний срок сдачи отчета за 2019 год выпадает на воскресенье, он переносится на первый рабочий день — понедельник (Письмо ПФ РФ от 28.12.2016 № 08-19/19045).
Рассмотрим представленную в схеме информацию более подробно.
Форма СЗВ-СТАЖ за 2019 год
С 2019 года форма отчета, а также порядок его заполнения и электронный формат, изменились. Бланк нового СЗВ-СТАЖ утвержден Постановлением Правления ПФР от 06.12.2018 № 507п и действует, начиная с отчетности за 2018 год.
Сдать СЗВ-СТАЖ можно несколькими способами:
- На бумаге — если количество сотрудников, на которых подается отчет, не превышает 24 человек.
«Бумажный» отчет можно сдать в фонд лично или направить по почте заказным письмом с описью вложения. По своему желанию вы можете сдать отчет и в электронной форме, закон этого не запрещает. Обратите внимание, что за сдачу СЗВ-СТАЖ на бумаге при обязанности его формирования в электронной форме вам грозит штраф в размере 1 000 руб.
- В электронной форме — если отчет подается на 25 и более сотрудников.
СЗВ-СТАЖ, подаваемый в электронной форме, нужно подписать ЭЦП и направить в ПФР по телекоммуникационным каналам связи через операторов электронного документооборота.
Состав СЗВ-СТАЖ за 2019 год
Количество заполняемых разделов СЗВ-СТАЖ зависит от типа представляемых сведений:
Для каждого типа сведений свой состав разделов:
- Для СЗВ-СТАЖ «Исходная» или «Дополняющая» заполняются разделы 1, 2 и 3.
- Для СЗВ-СТАЖ «Назначение пенсии» заполняются все 5 разделов.
Для отчета по итогам года заполнить нужно первые 3 раздела.
Порядок заполнения СЗВ-СТАЖ за 2019 год
Заполнение отчета начинается с Раздела 1:
Раздел 1
В нем отражается основная информация о страхователе:
- Регистрационный номер в ПФР.
Состоит из 12 знаков и присваивается организации или ИП при регистрации в Пенсионном фонде. Проверить его можно на сайте ФНС, заказав выписку из госреестра.
- ИНН/КПП.
Присваивается компании или предпринимателю при регистрации в ИФНС. ИНН организаций состоит из 10 знаков, ИП — из 12. Предприниматели КПП не имеют.
- Краткое наименование.
ИП указывают в отчете аббревиатуру «ИП» и ФИО полностью. Организации вносят краткое наименование, указанное в уставе, а при его отсутствии — полное.
Раздел 2
Самый маленький раздел отчета, состоит всего из 1 строки: «Календарный год».
При отчете за 2019 год в этой строке нужно указать «2019».
Раздел 3
Самый объемный по содержанию раздел СЗВ-СТАЖ, включающий в себя 14 граф:
Все эти столбцы заполнять не нужно. По каждому застрахованному лицу нужно указать ФИО, СНИЛС и периоды работы в 2019 году. То есть заполнить нужно графы 2, 3, 5, 6 и 7. Остальные графы заполняются по мере необходимости.
Сведения о стаже вносятся на основании кадровых документов: приказов о приеме на работу и об увольнении, табелей рабочего времени, договоров подряда, трудовых книжек и т. д.
Заполняя раздел 3 нужно руководствоваться следующими правилами:
- ФИО работника указывается в именительном падеже: Сергеев Сергей Степанович.
- На каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
- Если с одним и тем же работником в 2019 году заключались договоры разного характера (трудовой, гражданско-правовой), сведения по каждому договору нужно отразить в отдельных строках с указанием в графе 11 специального кода. При этом ФИО и СНИЛС сотрудника повторно заполнять не нужно.
- Если работник в течение года числился в штате, но не работал (находился в отпуске, на больничном или в декрете), такие периоды нужно отразить в графах 6 и 7 отдельными строчками и специальными кодами в графе 11.
- Графа 14 заполняется только по сотрудникам, уволенным 31.12.2019: эту дату поставьте в графе вместо символа «х».
Форма СЗВ-СТАЖ сдается вместе с описью ОДВ-1 (тип сведений «Исходная»), в которой обобщаются данные о количестве работников, на которых представляются сведения по форме СЗВ-СТАЖ.
Коды для раздела 3 СЗВ-СТАЖ
Большая часть сведений в разделе 3 отражается в закодированном виде (графы 8-12):
Все используемые в СЗВ-СТАЖ коды приведены в Постановлении № 507п.
Особенности заполнения СЗВ-СТАЖ за 2019 год
- Если в течение 2019 года вы уже представляли СЗВ-СТАЖ на работников, выходящих на пенсию, то в СЗВ-СТАЖ по итогам 2019 года этих сотрудников нужно включить повторно, независимо от того, уволились они или нет.
- Если в течение 2019 года вы привлекали к работе лиц из мест лишения свободы, сведения о них также включите в СЗВ-СТАЖ, поскольку отработанное время засчитывается им в стаж (ст. 1 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ, 2.3.17 Порядка заполнения).
- ИП, нотариусы, адвокаты и плательщики налога на профдоход, не имеющие наемных работников, СЗВ-СТАЖ не сдают (Письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581 по аналогии с СЗВ-М).
- Компании с единственным учредителем, работающим одновременно директором, должны представлять СЗВ-СТАЖ независимо от того, заключен ли с ним трудовой договор (Письмо Минтруда РФ от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846).
Сдача СЗВ-СТАЖ в середине года
Форма СЗВ-СТАЖ может направляться не только в ПФР и не всегда по окончании года. Случаи досрочного оформления этого отчета мы собрали на одной схеме:
СЗВ-СТАЖ по обособленным подразделениям
Обособленные подразделения сдают отдельный СЗВ-СТАЖ, если в 2019 году выполнялись одновременно 2 условия:
- ОП самостоятельно начисляло и выплачивало своим сотрудникам зарплату.
- ОП имеет отдельный расчетный счет.
В этом случае ОП при оформлении раздела 1 «Сведения о страхователе» указывают свой КПП и ИНН головной организации. Сдается такой отчет по месту нахождения обособленного подразделения. Если указанные условия не выполнялись, то сведения по работникам ОП нужно включить в основной СЗВ-СТАЖ.
Штрафы за СЗВ-СТАЖ
Для вашего удобства все возможные штрафы, связанные с СЗВ-СТАЖ, мы отразили в схеме ниже. Они предусмотрены ст. 17 закона № 27-ФЗ. Невыдача работнику СЗВ-СТАЖ приравнивается к нарушению трудового законодательства и карается по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибки в СЗВ-СТАЖ
Все представленные в Пенсионный фонд отчеты СЗВ-СТАЖ проверяются на предмет наличия в них ошибок. Самыми распространенными ошибками являются:
- некорректное указание периода трудовых отношений;
- ошибки в данных застрахованного лица;
- применение неверной ЭЦП.
Выявленные ошибки делятся по степени «критичности» — от 10 до 50:
- Отчеты с кодами 10 ─ 20.
ПФР принимаются. Устранение этих ошибок носит необязательный характер.
- Отчеты с кодами 30 ─ 40.
Принимаются, но частично. Страхователю в этом случае нужно предоставить корректирующие данные, так как исходный СЗВ-СТАЖ содержит недостоверные сведения.
- Отчеты с кодом 50.
Не принимаются ПФР.
Характер ошибки влияет на то, сможет ли фонд учесть представленные сведения на ИЛС конкретных застрахованных лиц. От этого зависит вид представления страхователем корректирующих данных (СЗВ-СТАЖ с типом «Дополняющая», СЗВ-КОРР с типом сведений «Корректирующая», «Отменяющая» или «Особая»).
Статья взята с сайта Блог Кадровика
