Если вы потеряли счет-фактуру, подтвердить вычет НДС дубликатом нельзя. На это указывает Минфин в письмах от 02.04.2019 № 03-07-09/22581, от 14.02.2019 № 03-07-09/9057.
Уточним, что ведомство рассмотрело ситуацию, когда дубликат был составлен по форме, отличной от формы оригинала (в промежутке между их выпиской изменился бланк, и продавец выдал дубликат на новом), и подписан новым сотрудником. То есть то, что это не оригинал, сразу бросалось в глаза.
Если же дубликат воспроизводит оригинал на 100%, о подмене никто и не догадается. Налоговики ведь не будут проверять чернила в подписях на свежесть. Но если настолько точно воспроизвести документ продавец не может (например, уволился сотрудник, который его подписывал), тогда лучше попросить не дубликат, а заверенную копию счета-фактуры. К ним налоговики придираются меньше.
Что касается судей, то они принимают и то и другое. См., например, постановление Президиума ВАС от 09.11.2010 № 6961/10 (здесь о копиях), постановление Третьего ААС от 26.02.2016 № А74-7111/2015 (о дубликатах).
А вот что точно не следует делать дубликатом, так это исправлять в счетах-фактурах ошибки. Для этого есть специальные правила.
Можно ли продавцу не распечатывать собственные экземпляры счетов-фактур?
Можно. Такой вывод следует из письма ФНС от 06.09.2017 № СД-4-3/17731@.
Первый экземпляр бумажного счета-фактуры вы передаете покупателю, второй оставляете у себя. В НК РФ нет запрета на формирование счета-фактуры на разных носителях: в электронной форме и на бумаге. Поэтому для сокращения документооборота ФНС считает возможным подписывать второй, собственный экземпляр счета-фактуры продавца УКЭП руководителя, главбуха, иного уполномоченного лица. Если такой документ нужно распечатать, достоверность УКЭП должен заверить руководитель организации.
Допустим ли электронный счет-фактура при экспорте?
Ограничений на выставление иностранным покупателям счетов-фактур в электронном виде нет.
Когда партнер не против, а главное, имеет необходимые технические средства, чтобы принимать и обрабатывать электронные счета-фактуры, выставлять их можно совершенно спокойно. Если таких возможностей у него нет, придется оформить бумажный вариант документа в двух экземплярах: себе и контрагенту (письмо Минфина от 21.07.2016 № 03-07-08/42816).
Где взять номер ГТД для счета-фактуры?
Номер ГТД, а точнее, регистрационный номер таможенной декларации для заполнения в счете-фактуре графы 11 следует брать из первой строки графы A основного и добавочного листов декларации на товары (см. письмо Минфина от 22.02.2018 № 03-07-08/11477).
Является ли кассовый чек подтверждением расходов?
Кассовый чек подтверждает факт расчетов. А чтобы его можно было использовать еще и как документ, подтверждающий расходы, он должен содержать дополнительные реквизиты, позволяющие идентифицировать факт хозяйственной деятельности. Так говорит Минфин (см. письма от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63290, от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32212, от 18.02.2019 № 03-03-06/1/10344).
Вообще, для подтверждения расходов нужно использовать документы, имеющие все обязательные реквизиты первичного документа, приведенные в ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дату его составления;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должностей ответственных лиц;
- их подписи.
Современные чеки онлайн-касс содержат все указанные реквизиты. Вот только подпись продавца на них не обязательна. Поэтому формально в качестве первичного документа чек контролеры могут не принять.
К тому же, как разъясняла ФНС, чек выдается не организации, а ее сотруднику. А оприходование организацией ТМЦ, приобретенных для нее сотрудником, должно осуществляться на основании дополнительной первички, авансового отчета в том числе (письмо от 25.06.2013 № ЕД-4-3/11515@). Поэтому лучше не полениться и составить такой документ.
