Командировочное удостоверение относится к «необязательным» документам. Отправляя сотрудника в командировку, предприятие имеет право его не оформлять. При оформлении (частное пожелание или необходимость) следует учитывать согласие принимаемой стороны, которая ставит свою отметку на командировочном удостоверении. Если принимаемая сторона отказывается проставлять отметки, то это может выполнить уполномоченный сотрудник самостоятельно.
Удостоверение представляет собой бланк на листе формата А4. Первая сторона — сопроводительная, на ней отмечают все необходимые моменты командировки:
- Номер приказа,
- Основание командировки,
- Время пребывания сотрудника в месте назначения,
- Конечная цель командировки,
- Основные сведения о сотруднике (ФИО и т. д.).
Вторая сторона бланка — отметки работодателя и принимающей стороны о результатах работы и о времени прибывания сотрудника в командировке.
Понятие и предназначение
Документ выдается только по собственной инициативе работодателя. Его цель — ведение внутреннего контроля и подтверждение факта и срока пребывания сотрудника в командировке.
По окончании командировки удостоверение хранится в архиве предприятия. \
- Документ имеет определенные сроки хранения: пять лет после окончания командировки.
- В тех случаях, когда сотрудник был откомандирован в районы Крайнего Севера или приравненные к ним области, срок хранения командировочного документа увеличивается до 50-и лет.
- Подобные командировочные удостоверения, оформленные до 2003, года хранятся до 75 лет.
Нужно ли оформлять сейчас
Необходимости в командировочном удостоверении сегодня нет, поскольку обязательное его оформление было отменено постановлением Правительства. В том случае, когда оформление командировочного удостоверения «опускается», командировка проходит без него на основании других документов, оформление которых необходимо по законодательству РФ.
При выезде за границу командировочное удостоверение не требуется, достаточно загранпаспорта с соответствующими отметками.
Некоторые ситуации не урегулированы законодательством. Например в тех случаях, когда нет возможности четко определить срок пребывания сотрудника в командировке или нет возможности отметить эти сроки в командировочном удостоверении.
Оформление командировочного удостоверения
Документ оформляется одновременно с приказом о командировке и служебным заданием. Существует определенная единая форма первичного учетного документа — форма Т-10.
Каждая внесенная запись требует соответствующей подписи, заверенной печатью. После окончания командировки сотрудник сдает командировочное удостоверение вместе с остальными документами.
Кем и кому выдается
Занимается оформлением документа кадровый работник или сотрудник бухгалтерии. Выдается удостоверение на руки сотруднику, имеющему приказ о назначении командировки.
Что необходимо
Командировочное удостоверение оформляется на основании приказа о командировке и служебного задания.
Цель командировки в КУ
Цель командировки аккуратно прописывается в последнем пункте командировочного удостоверения. В ней указывается служебное задание и сроки его выполнения. Например:
Командируется — ФИО
- Для — обучения персонала,
- Для — наладки оборудования,
- Для — подписания контракта с поставщиком и т. д.
Правила и образец заполнения
Существует определенный алгоритм заполнения командировочного удостоверения, предусмотренный формой Т-10 и имеющий необходимые пункты:
- Шапка — название организации, номер документа и дата его составления,
- Код по ОКПО — код указывается на основании данных из Росстата,
- Сведения о работнике — ФИО, должность, табельный номер и подразделение,
- Командируется — указывается место назначения,
- Для — указывается цель командировки,
- Длительность командировки — день отъезда и возвращения,
- Данные паспорта сотрудника,
- Подпись руководителя предприятия.
