6-НДФЛ — одна из обязательных форм отчетности работодателей за своих сотрудников. В ней налоговые агенты указывают суммы выплаченного физлицам дохода и даты удержания и перечисления в бюджет подоходного налога. Разберемся, существует ли нулевая форма этого отчета и в каких случаях она сдается в ИФНС.
- Нулевой 6-НДФЛ можно сдать в ИФНС, если в течение всего 2019 года доходы сотрудникам не выплачивались.
- Если доходов не было только в 4 квартале, то отчет за год сдается в любом случае, так как сведения в нем указываются нарастающим итогом с начала года.
- Если в прошлом году доходы работникам выплачивались, а в текущем уже нет, то в налоговую желательно направить пояснительное письмо, объясняющее причину непредставления отчета.
Нужно ли сдавать нулевой 6-НДФЛ?
Необходимость сдачи нулевого 6-НДФЛ зависит от конкретной ситуации:
- ИП не имеет работников, которым выплачивается доход.
В этом случае 6-НДФЛ сдавать не нужно, как и направлять в ИФНС пояснительную записку. Связано это с тем, что ИП без сотрудников не являются налоговыми агентами и НДФЛ не уплачивают, а так как ранее отчет они этот не сдавали, то и предупреждать налоговую не о чем.
- В течение 9 месяцев сотруднику доход выплачивался, но весь 4 квартал он не работал и дохода не получал.
Отчет сдается обязательно, так как данные в нем отражаются нарастающим итогом с начала года. В этом случае заполняется только Титульный лист и раздел 1.
- Доход сотруднику выплачен только в первом квартале и до конца года он его больше не получал.
6-НДФЛ придется сдавать в течение всего года: по итогам каждого квартала. В отчете за 1 квартал нужно заполнить титульный лист, разделы 1 и 2, а в остальных отчетах только титульник и раздел 1.
- Доход выплачен во втором квартале, ни до, ни после него сотрудник никаких выплат не получал.
Если сотрудник, получил доход, например, дивиденды только во 2 квартале, то за 1 квартал отчет сдавать не нужно, а начиная со 2 квартала и до конца года — нужно (Письмо Минфина РФ от 23.03.16 № БС-4-11/4958@).
- В течение прошлого года сотрудник получал доход, но с началом нового года он ушел в неоплачиваемый отпуск и доход ему никакой не выплачивался.
В этом случае 6-НДФЛ сдавать вы не обязаны, но налоговики могут подумать, что отчет вы сдать забыли и заблокируют вам счет до выяснения обстоятельств. Поэтому желательно направить в ИФНС пояснительное письмо, в котором вы объясните, что отчет не направлен правомерно и что в 1 квартале доход сотруднику не выплачивался. Можно, конечно, сдать и нулевой 6-НДФЛ, но смысла в этом особого нет. Если вы решите сдать нулевой отчет ИФНС обязана будет его у вас принять (Письмо ФНС РФ от 04.05.2016 N БС-4-11/7928@).
Образец объяснительного письма
Письмо об отсутствии обязанности сдачи 6-НДФЛ в отчетном периоде не имеет унифицированного бланка. Оно составляется в свободной форме с указанием:
- ФИО начальника инспекции, в которую оно направляется;
- данных организации или ИП, представляющих объяснения;
- причин, по которым отчет 6-НДФЛ не представлен в налоговый орган;
- ФИО генерального директора или ИП;
- даты и подписи лица, составившего письмо.
Образец объяснительного письма Скачать
Направить это письмо в ИФНС нужно до окончания срока сдачи 6-НДФЛ за отчетный период. Для расчета за 2019 год это 01.04.2020.
Отправить письмо в налоговую можно несколькими способами:
- лично или через представителя;
- по почте заказным письмом с описью вложения;
- в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи.
Письмо желательно составить в 2 экземплярах, чтобы на одном из них принимающий инспектор поставил свою подпись и дату сдачи документа. В случае возникновения претензий это послужит доказательством того, что письмо было подано своевременно.
Как составить нулевой 6-НДФЛ за 2019 год
Отчет составляется по форме, утвержденной Приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. За 2019 год расчет нужно направить в ИФНС не позднее 01.04.2020. Если крайний срок сдачи 6-НДФЛ выпадает на выходной или праздник, он переносится на ближайший рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).
Нулевой 6-НДФЛ состоит из:
- Титульного листа.
Сведения в него вносятся так же, как и в обычный «ненулевой» отчет.
- Разделов 1 и 2.
При составлении нулевого отчета в этих разделах ставятся прочерки.
Куда сдавать нулевой расчет 6-НДФЛ за 2019 год
Расчет 6-НДФЛ, что нулевой, что обычный (с показателями) сдается в ИФНС по месту учета налогового агента (п. 2 ст. 230 НК РФ):
- организации сдают его по месту своего нахождения;
- ИП — по месту жительства.
Но, в зависимости от статуса организации или ИП (либо источника доходов), порядок сдачи отчета может меняться:
| Кто и где получает доходы | Куда подавать 6-НДФЛ |
| Сотрудники головного офиса | В ИФНС по местонахождению головного офиса |
| Сотрудники обособленных подразделений (ОП) | В ИФНС по местонахождению каждого ОП.
Форма 6-НДФЛ составляется отдельно по каждому ОП, даже если они состоят на учете в одной и той же инспекции. |
| Сотрудники, получающие доход одновременно в головном офисе и в ОП: | |
| – по доходам за время, отработанное в головном отделении | В ИФНС по местонахождению основного офиса организации (укажите его КПП и ОКТМО) |
| – по доходам за время, отработанное в ОП | В ИФНС по местонахождению каждого ОП (укажите КПП и ОКТМО соответствующего подразделения) |
| Сотрудники ОП, получающие доходы в подразделениях, находящихся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных ИФНС | В ИФНС, где зарегистрированы ОП. По каждому из подразделений заполняется отдельный расчет |
| Сотрудники крупнейших налогоплательщиков, включая их ОП | В ИФНС по месту учета головной организации |
| Сотрудники ИП на ЕНВД или ПСН | В ИФНС по месту, где ИП ведет деятельность на вмененке или патенте. Если деятельность на спецрежиме прекращена, расчет подается за период от начала года до дня прекращения деятельности. |
| Сотрудники ИП, совмещающего ЕНВД и УСН | По сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, — в ИФНС по месту ведения такой деятельности.
По сотрудникам, занятым в деятельности на УСН, — в ИФНС по месту жительства предпринимателя |
