Папки с актами на услуги красуются на полках бухгалтерий в огромном количестве. Однако Гражданский кодекс требует составлять акт только при сдаче-приемке работ (ст. 720).
О том, что актом нужно подтверждать оказание услуги, в нем ничего не говорится. Не требуют этого и другие НПА, в том числе закон «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Акт на услуги
В нем только определен перечень обязательных реквизитов, наличие которых делает документ пригодным для принятия к учету. Нет ни слова об акте и в НК РФ. Есть только требование подтверждать затраты документами, отвечающими требованиям закона (ст. 252 НК РФ). Поэтому вы совершенно спокойно можете отказаться от составления актов. Это подтверждает и Минфин (письмо от 21.01.2019 № 07-04-09/2654).
Чем их заменить? Зависит от вида услуги. Для расходов на аренду хватит договора, акта приема-передачи имущества и платежек. Ежемесячный акт не нужен. По посредническим услугам это может быть отчет.
Составлять такой документ посредник обязан в силу ст. 974, 999 и 1008 ГК РФ. Добавьте в него все требуемые законом о бухучете реквизиты, и заказчику будет его достаточно для бухгалтерских и налоговых целей.
Отчетами можно подтверждать и иные услуги: юридические, бухгалтерские, маркетинговые, консультационные, образовательные и т. д. и т. п. Подойдет даже счет, главное, чтобы в нем были нужные реквизиты.
Командировки и подотчет
Документооборот по командировкам урезали еще в 2015 году. Тогда стали необязательными:
- командировочные удостоверения;
- служебные задания;
- отчет сотрудника о выполненной в командировке работе.
Большинство предприятий от этих документов уже отказалось, но некоторые все еще делают ненужную работу. Если вы в числе последних, пора эту практику прекращать. Для оформления командировки достаточно приказа о направлении в нее работника и авансового отчета с приложением расходных документов, который он представит по возвращении на работу.
Что касается подотчета (на командировки и не только), то многие по старинке продолжают требовать от работников заявления на выдачу денег, хотя с августа 2017 года их можно выдавать на основании распорядительного документа руководителя.
Заявления на отпуск и на детский вычет по НДФЛ
Еще одна излишняя бумага, которая прочно засела в документообороте, — заявление на отпуск. В отпуск работники ходят по графику, который утверждается на год. За две недели до начала отпуска вы уведомляете работника о начале отдыха. Так зачем вам еще заявление от него? Заявление может потребоваться, если работник идет в отпуск вне графика. Или новому работнику, которого в графике нет. А всем остальным оно без надобности.
Заявление на детский вычет по НДФЛ не нужно получать с работников ежегодно. Достаточно взять его один раз. Главное, чтобы в нем не был указан конкретный год предоставления вычета. Повторная подача заявления потребуется только в том случае, если у работника изменятся условия получения вычета.
Например, изменится количество детей, возникнет право на удвоенный вычет и др. Кроме того, налоговики требуют получить новые заявления, если фирма реорганизовалась (письмо ФНС от 18.09.2014 № БС-4-11/18849). Во всех остальных случаях первоначальное заявление не будет иметь срока годности.
Статья взята с сайта Налог-налог.ру
