Эпидемия коронавируса и меры, принимаемые для ограничения ее распространения, внесли свои коррективы в правила заполнения табеля учета рабочего времени.
- В целях недопущения распространения эпидемии коронавируса в России приняты такие меры, как установление периода оплачиваемых нерабочих дней, введение преимущественно удаленного режима работы и появление дополнительных оснований для больничных.
- Оплачиваемые нерабочие дни стали совершенно новым основанием, не имеющим аналогов в условных обозначениях, применяемых для табеля учета рабочего времени. Для ряда работодателей новой оказалась и отметка о работе, выполняемой удаленно.
- Ввести новые коды в условные обозначения нужно до начала их применения, утвердив соответствующим приказом. При отсутствии такого документа предприятиям, использующим табель формы Т-12 или Т-13 для отметки дней периода, объявленного нерабочим, можно использовать код «ОВ» в отношении рабочих дней и «В» для выходных. Факт удаленной работы достаточно фиксировать, проставляя код выхода на работу.
Влияние коронавируса на учет рабочего времени
Основной мерой, ограничивающей распространение коронавируса, стало введение в России нерабочего периода, подлежащего оплате (указы Президента РФ от 25.03.2020 № 206, от 02.04.2020 № 239, от 28.04.2020 № 294). В результате возникло не имеющее аналогов основание, отражающее факт отсутствия работника на работе, для которого в табеле учета рабочего времени не предусмотрено условного обозначения.
В качестве способа ограничения контактов как с другими работниками, так и с контрагентами, начал широко использоваться перевод на дистанционный труд, который:
- приводит к сокращению этих контактов на местах у работодателей, продолжающих работу;
- дает возможность продолжить деятельность тем, кого коснулось требование о приостановлении работы.
Возросло количество оснований для получения больничного листа, который стали оформлять:
При этом введение нерабочих дней не привело к изменению кадровых событий, имевших место до начала нерабочего периода. Эти события завершаются в обычном порядке. Например, не происходит продления очередного отпуска, приходящегося на эти дни (Письмо Минтруда России от 26.03.2020 № 14-4/10/П-2696).
Такие события как больничный, увольнение, отпуск очередной или без содержания, начавшиеся в дни, объявленные нерабочими, для отражения в табеле имеют более важное значение, чем указание на период, объявленный нерабочим.
Отметки, применяемые в табеле при коронавирусе
Предприятиям, продолжающим работу, ничего нового в правила ведения табеля учета рабочего времени вносить не придется. Для них достаточны сокращения, приводимые в:
Оба этих документа допускают возможность введения дополнительных условных обозначений, используемых в табеле.
Дополнительного введения могут потребовать коды для отражения:
- нерабочего дня, подлежащего оплате, — для неработающих предприятий;
- работы, осуществляемой удаленно.
Для подлежащего оплате нерабочего дня таким шифром может стать «НД» (нерабочий день) или «НОД» (нерабочий оплачиваемый день). В формах Т-12 и Т-13 присутствует аналог такого кода, имеющий сокращение «ОВ» (дополнительный оплачиваемый выходной), позволяющий обойтись без ввода нового обозначения для дней нерабочего периода. При этом входящие в период обычные выходные дни, полагающиеся работнику по графику, можно продолжать отмечать традиционной буквой «В», а можно и ввести для них свое обозначение (например, «НДВ» – нерабочий день выходной).
Для отметки работы, выполняемой удаленно, подойдет такой новый код, как «ДР» (дистанционная работа) или «УР» (удаленная работа).
В отношении и нерабочих оплачиваемых дней, и дней работы в удаленном режиме рекомендуется рядом с приводимым шифром указывать количество часов работы, приходящихся на соответствующий день по графику, установленному для работника, выделяя при этом часы, приходящиеся на ночное время. Это позволит правильно оценить подлежащий оплате объем времени труда.
Специальный код для лиц, находящихся на карантине, вводить не придется, т. к. карантин оформляется больничным листом, позволяющим по факту его предъявления проставлять в табеле шифр «Б», а до момента его представления указывать код «НН», соответствующим неявке по невыясненным причинам до момента установления этих причин.
Как ввести новое условное обозначение для табеля?
Чтобы новые условные обозначения можно было начать применять при заполнении табеля, их надо ввести внутренним организационно-распорядительным документом. Если такого документа нет, применять новые обозначения нельзя.
Для тех, кто не успел своевременно утвердить применение дополнительных кодов, выходом из положения может стать:
- использование отметок «ОВ» и «В» для, соответственно, рабочих и выходных дней периода, объявленного нерабочим, — для неработающих предприятий;
- при работе, выполняемой удаленно, — отсутствие отметки (что равнозначно указанию на присутствие на работе для табеля формы 0504421) или проставление кода «Я» (в табеле форм Т-12 и Т-13).
