- Отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с работой, работодатель не вправе — это его обязанность.
- Количество раз, которые сотрудник может обратиться за документами — неограниченно.
- Если работодатель отказывать принять заявление о выдаче документов, связанных с работой, его можно направить по почте заказным письмом с описью вложения.
- Копии документов, выдаваемых сотруднику, должны быть должным образом заверены.
Работник организации покупает квартиру. Однако всей нужной суммы у него нет, и он рассчитывает на ипотечный кредит. Подавая заявки в различные банки, каждый раз он просит новую заверенную копию трудовой книжки. За прошедший месяц отдел кадров уже трижды заверял ему нужные документы. Сколько копий трудовой книжки работодатель обязан выдать? Разберемся, лимитирована ли законодательством выдача копии трудовой книжки работнику.
Законен ли отказ в выдаче документов
Отказать сотруднику в выдаче документов, связанных с работой, работодатель не имеет права. Обязанность предоставить работнику документы (их копии), связанные с его трудовой деятельностью, предусмотрена Трудовым кодексом РФ (ст. 62 ТК РФ). Работодатель должен, не позднее трех рабочих дней, с момента получения соответствующего заявления, выдать сотруднику запрашиваемые им бумаги. В том числе, и заверенную копию трудовой книжки.
Каких-либо ограничений на количество выданных сотруднику копий рабочих документов действующим законодательством не установлено (п. 7 правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Порядок выдачи и заверения копий документов, связанных с работой, определяется Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».
В соответствии с указанным документом верность копии свидетельствуется подписью руководителя (уполномоченного должностного лица) и печатью организации или ИП (при ее наличии). На копии указывается дата ее выдачи сотруднику и ставится отметка о том, что оригинал документа находится в организации (у ИП).
Порядок проставления заверительной надпись на копии определяется «ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Каждый лист документа должен быть заверен отдельно, путем проставления надписи: «Верно», должности ответственного лица, его подписи и ФИО. На каждом листе необходимо поставить печать.
Количество копий, выдаваемых сотруднику
Как было сказано выше, выдача копии трудовой книжки – это обязанность работодателя, независимо от того, сколько раз в месяц сотрудник обращается к нему с такой просьбой. Отказать сотруднику в выдаче копии трудовой книжки, кадровых приказов, справок о зарплате, выписки из перечисленных документов — нельзя. Работодатель обязан выдать сотруднику документы столько раз, сколько он просит об этом.
На практике случается, что работодатель отказывается принимать заявление работника и ставить на нем отметку о получении (входящий номер и дату). В такой ситуации сотрудник может направить заявление о выдаче ему заверенной копии трудовой книжки (иных документов) по почте с описью вложения и уведомлением о вручении адресату. Соответственно, выдача копии трудовой книжки работнику – это лишь вопрос времени.
Статья взята с сайта Блог Кадровика
