Законодательство допускает возможность выбора формы применяемого путевого листа. Такой выбор требует закрепления во внутреннем документе, принимаемом организацией или ИП.
Форму путевого листа можно прописать в учетной политике или закрепить приказом.
Приказ об утверждении путевого листа издается в произвольной форме, однако, как и любой приказ, должен содержать необходимые для этого документа сведения.
Общие сведения о путевых листах
Путевой лист — это первичный документ, который содержит информацию о работе водителя, технических характеристиках и пробеге транспортного средства, а также маршруте его следования. Помимо этого, путевой лист является основным документом для списания ГСМ и используется для обоснования признания расходов по ним в уменьшение налоговой базы организаций и ИП, работающих на ОСНО и УСН «доходы минус расходы».
Вот почему выбор правильной формы путевого листа и ее дальнейшее корректное заполнение — важнейшая задача для любой организации и ИП, использующих в своей работе транспортные средства.
Организации и ИП, для которых автотранспортные перевозки не являются основным видом деятельности, могут выписывать путевые листы с произвольной периодичностью: на день, неделю, но не более чем на месяц. Для лиц, занимающихся регулярными автотранспортными перевозками, установлена обязанность выписывать путевые листы ежедневно, за исключением случаев, когда сотрудник направляется в командировку. Использовать транспортное средство без путевого листа категорически запрещается (п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Форма путевого листа
Организации и ИП могут разрабатывать форму путевого листа самостоятельно. Для этого необходимо соблюсти требования ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также учесть обязательные требования к содержанию путевого листа, приведенные в приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.
Какие же реквизиты обязательно должны присутствовать в путевом листе? Давайте разбираться. В связи с тем, что путевой лист — это первичный документ, к нему предъявляются требования, установленные ст. 9 закона № 402-ФЗ.
Так, он должен содержать:
- наименование документа;
- дату составления;
- наименование организации или Ф. И. О. индивидуального предпринимателя, составивших документ;
- содержание операции, на основании которой составляется документ;
- отражение операции в денежном или натуральном выражении;
- указание лиц, ответственных за проведение операции;
- подписи ответственных лиц.
Теперь посмотрим, какие требования устанавливает приказ № 152. Согласно ему путевой лист должен содержать:
- наименование и номер;
- срок действия;
- информацию о собственнике транспортного средства, включая ОГРН (обязательный реквизит с 15.12.2017);
- данные о транспортном средстве, включая дату и время проведения предрейсового (или предсменного) техосмотра автомобиля;
- сведения о водителе.
Соблюдая все вышеуказанные требования, владелец транспорта вправе разработать свою форму путевого листа, которая не вызовет нареканий у контролирующих органов.
Есть и другой способ применять собственную форму путевого листа. Для этого можно взять унифицированную форму, утвержденную постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, и добавить в нее необходимую информацию, не удаляя и не изменяя ее реквизитов.
Содержание приказа об утверждении путевого листа
Для того чтобы форма путевого листа вступила в действие, ее необходимо утвердить приказом руководителя. Приказ составляется на бланке организации или ИП, имеет характер внутреннего документа и обязателен для исполнения сотрудниками организации.
Составляется он по форме, принятой для такого рода бумаг, и должен содержать следующие сведения:
- наименование составителя (организации или ИП);
- номер и дату составления;
- название документа;
- суть события, которому посвящено издание приказа;
- дату ввода в действие;
- круг лиц, которых касается обязанность исполнения приказа
- перечень лиц, ответственных за исполнение приказа;
- подпись руководителя;
- подписи ознакомленных с приказом лиц.
Образец приказа о путевых листах
Рассмотрим подробнее, как составить приказ об утверждении формы путевого листа.
Допустим, ООО «ИКС» разработало свою форму путевого листа, но не прописало ее в учетной политике. В этом случае необходимо издать приказ об утверждении новой формы.
Приказ оформляется на бланке организации, в нем проставляются все необходимые реквизиты:
- Номер приказа, дата составления. В нашем примере приказ имеет № 38 и дату составления 28.01.2020.
- Название: «Об утверждении формы путевого листа».
- Суть события (содержание). Здесь дается ссылка на документ, обосновывающий создание приказа: «В соответствии с пп. 2 и 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, а также приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152», а также излагается основная причина издания приказа: «Утвердить форму путевого листа, приведенную в приложении 1 к настоящему приказу, в качестве первичного документа, используемого для учета и списания ГСМ. Довести настоящий приказ до сведения всех лиц, работающих с этим документом».
- Дата ввода в действие. Для нашего примера это 01.02.2020.
- Список ответственных лиц. В нашем примере ответственность за исполнение данного приказа возложена на главного бухгалтера ООО «ИКС» Иванову Л. П.
- Список ознакомленных с приказом лиц. В нашем случае это главный бухгалтер ООО «ИКС» Иванова Л. П. и водитель ООО «ИКС» Петров И. Н.
- Подписи руководителя и ознакомленных с приказом лиц.
Скачать образец приказа об утверждении путевого листа можно на нашем сайте.
Скачать образец приказа об утверждении путевого листа
Статья взята с сайта Налог-налог.ру
