С 1 января 2020 года началось ведение нового электронного формата сведений о трудовой деятельности каждого работающего россиянина.
- В течение 2020 года нужно организовать кадровую работу таким образом, чтобы к концу года перейти на электронный учет данных о трудовой деятельности каждого работника.
- Все этапы перехода и сроки их исполнения определены ст. 2 Закона 439-ФЗ от 16.02.2019.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Теперь все изменения, связанные с работой, будут фиксироваться в электронном виде в базе данных Пенсионного фонда России (Закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс…»), а работающих граждан — переводить на электронные трудовые книжки (ЭТК).
На полный переход к электронным трудовым книжкам выделен весь 2020 год.
Он включает несколько подготовительных мероприятий, которые должны провести кадровые работники:
- Отразить соответствующие изменения в локальных нормативных актах о кадровом учете.
- Уведомить работников о необходимости сделать выбор в пользу бумажной или электронной версии книжки.
- Получить заявления о принятом решении.
- Сдавать в ПФР отчет СЗВ-ТД.
- Предоставлять работникам сведения о трудовой деятельности СТД-Р.
Каждому мероприятию законом определен свой срок исполнения. За неведение электронной трудовой книжки, непредставление данных в Пенсионный фонд должностное лицо может привлекаться к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
В какой срок отразить изменения в локальных НПА
Внести корректировки, связанные с нововведениями по трудовым книжкам, во внутренние нормативные акты можно в течение всего 2020 года (п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Но чем быстрее это произойдет, тем эффективнее и корректнее будет проведена работа по переходу на электронные книжки.
В какой срок уведомить сотрудников
До 30.06.2020 необходимо письменно оповестить каждого работника о начале ведения записей о его трудовой деятельности в электронном виде, а также о необходимости принять решение: отказаться от бумажной версии или продолжать вести в ней учет (подп. 4 п. 1 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Работодателю следует уведомить всех, кто поступил к нему на работу до 30.06.2020, даже если сотрудник уже сделал свой выбор на прежней работе. Необходимо иметь подписи работников о получении такого уведомления.
До какого срока собрать заявления о переходе на ЭТК
До 31 12.2020 работодатель должен получить от каждого работника письменное заявление о принятом решении по переходу на электронный учет (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ). Если сотрудник решит оставить бумажную книжку, следует вести учет параллельно в обоих вариантах.
Если выбран электронный учет, нужно сделать запись об этом в бумажной и электронной книжках и отдать бумажную работнику на руки. С этого момента работодатель не отвечает за ее ведение и хранение.
Сроки сдачи СЗВ-ТД
С 01.01.2020 нужно ежемесячно представлять в ПФР отчет по форме СЗВ-ТД, утв. Постановлением Правления ПФР № 730-п от 25.12.2019. Сведения должны подаваться, только если кадровые изменения имели место.
В 2020 году СЗВ-ТД сдается не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем, в котором кадровые события произошли (см. ниже комментарий по изменению сроков в связи коронавирусом). Начиная с 2021 года отчет по СЗВ-ТД должен поступать в ПФР на следующий день после подписания документа, на основании которого работник принят или уволен (например, приказа).
Сроки сдачи СЗВ-ТД в 2020 году изменены из-за коронавируса: с 09.04.2020 работодатели должны сдавать в ПФР сведения на следующий день после того, как работник принят или уволен. Такие правила действуют до конца 2020 года (Постановление Правительства от 08.04.2020 № 460).
Работник, выбравший электронное ведение трудовой книжки, в любой момент может запросить у работодателя сведения о своей работе. Формируются они по форме СТД-Р, утв. Приказом Минтруда от 20.01.2020 № 23н.
Сроки предоставления сотруднику сведений о трудовой деятельности (ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ):
- не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления — в период работы;
- в день прекращения трудового договора — в случае увольнения.
Если в день прекращения трудового договора выдать сведения не получается (в связи с отсутствием сотрудника или его отказом в получении), необходимо направить бумажную СТД-Р по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.
Сколько хранить бумажную книжку
Каждый работающий гражданин должен знать, что бумажная трудовая книжка является источником информации о той трудовой деятельности, которая у него была до 2020 года. Поэтому следует бережно хранить ее после получения на руки — она будет необходима при начислении пенсии.
Статья взята с сайта Блог Кадровика
