Документы для предоставления отпуска начинают формироваться задолго до того, как работники отправятся отдыхать. Первым и очень важным документом из нашего пакета является график отпусков.
Составляют его в конце года. Утвердить график на следующий рабочий год работодатель должен не позднее 17 декабря. При установлении очередности отпусков работодателю рекомендуется учитывать пожелания работников.
В то же время график должен быть составлен так, чтобы отпуска не сказывались негативно на деятельности фирмы.
Отпуск: какие документы оформляются в первую очередь
Составляют график по унифицированной форме Т-7 или по форме, принятой в организации. Если в течение года случаются события, не вписывающиеся в установленную очередность отпусков, в график могут вноситься изменения.
Стандартная схема документооборота по отпускам такова:
- в конце года — график, чтобы наметить время отдыха;
- за две недели до отпуска — уведомление, чтобы исполнить график;
- за три дня — приказ и записка расчет, чтобы выплатить отпускные;
- во время отпуска и до его окончания — табель и личная карточка, чтобы зафиксировать факт использования отпуска.
Но от нее могут быть отступления.
Документы по оформлению отпуска: уведомление
Если работник идет в отпуск по графику, за две недели до его начала работодатель должен уведомить работника об этом. Как именно это делать, нигде не прописано.
На практике используются несколько способов уведомления (см. письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1):
- Работнику направляется отдельный документ — извещение или уведомление. Составляют его в свободной форме с указанием даты начала и количества дней отпуска. Как правило, делают два экземпляра уведомления, один из них с подписью работника хранится у работодателя. Формулировка может быть следующей:
«На основании статьи 123 ТК РФ информируем Вас о времени отпуска с 15.07.2019 по 28.07.2019. Согласно графику отпусков от 17.12.2018 № 1 Вам предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск сроком на 14 календарных дней».
- Работодатель ведет специальную ведомость или журнал, где работники ставят свою подпись и дату уведомления об отпуске.
- Графой об уведомлении дополняется непосредственно график отпусков. Когда приходит время, работники расписываются в этой графе с указанием даты их уведомления.
- Уведомление включают непосредственно в приказ об отпуске. В этом случае приказ должен быть издан не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем работник и распишется о том, что извещен о предстоящем отдыхе.
Что будет, если не уведомить работника о начале отпуска? Работник может перенести свой отпуск, а работодатель — заработать штраф по ст. 5.27 КоАП РФ.
Уведомление не требуется, если работник идет в отпуск вне графика на основании заявления.
Какие документы нужны непосредственно для оформления отпуска
Для того чтобы отправить работника отдыхать и выплатить ему отпускные, оформляют приказ и записку-расчет о предоставлении отпуска.
У этих документов есть унифицированные формы (но можно использовать свои):
- Для приказа это форма Т-6.
- Для записки-расчета — форма Т-60.
Период очередного отпуска нужно отметить в табеле учета рабочего времени. Для этого используются буквенный код «ОТ» или цифровой «09». Также отметку об отпуске нужно сделать в личной карточке сотрудника.
Какие еще документы используются при оформлении отпуска
Указанный выше алгоритм документирования отпусков используется в общих случаях. Но могут быть и частности. Например, работник может захотеть перенести отпуск и пойти отдыхать не по графику. В этом случае он должен написать заявление о переносе, а вы, если вы не против, издать соответствующий приказ.
Перенос отпуска фиксируется в графике отпусков (в форме Т-7 это графы 8 и 9), а также в личной карточке.
Аналогичным образом оформляется перенос отпуска из-за больничного. Если отпуск не переносится, а продляется на дни болезни, сделать это можно на основании больничного, оформлять приказ о продлении отпуска не обязательно.
В особом порядке оформляется и отзыв работника из отпуска.
Статья взята с сайта Налог-налог.ру
