В целях учета рабочего времени и ключевых показателей, влияющих на размер оплаты труда, работодатели традиционно используют табель по унифицированной форме Т-12, введенной в действие Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
Искать альтернативы ей особого смысла нет: форма имеет продуманную структуру и позволяет в полной мере информативно отразить сведения, необходимые кадровику при решении задач, связанных с соответствующими видами учета.
Табель вести нужно обязательно (если не по форме Т-12, то по любой другой, что утверждена организацией-работодателем).
Если не вести, то Трудинспекция, обнаружив это, применит к работодателю строгие санкции (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- штраф до 50 000 руб. — на юрлицо,
- до 5 000 руб. — на работодателя в статусе ИП или на должностное лицо организации.
В форме Т-12 могут быть зафиксированы самые разные типы сведений:
- дневные, ночные часы труда;
- работа в выходные, праздничные дни;
- сверхурочная работа;
- сокращенная работа;
- простои;
- работа по совместительству;
- часы при ненормированном рабочем дне, гибком графике;
- периоды сменной работы;
- время отсутствия сотрудника на рабочем месте.
На основании табеля может осуществляться не только расчет зарплаты, но и составление различных видов статистической отчетности. Например — форма № П-4 (Сведения о численности и зарплате сотрудников).
В табеле предполагается учет только штатных работников: если в него включать внештатных специалистов (работающих по гражданско-правовому договору), то это даст Трудинспекции повод посчитать, что между ними и работодателем фактически установлены трудовые отношения.
Более того, общераспространена практика, при которой сотрудник включается в табель (и исключается из него) только на основании различных локальных нормативных актов: приказов о приеме, увольнении, переводе. Просто так никто не должен туда попадать.
Общий порядок работы с табелем Т-12
Как правило, отдельный табель ведется каждым структурным подразделением организации. Заполнение табеля осуществляется ежедневно.
В средних и крупных организациях за эту процедуру могут отвечать отдельные специалисты (табельщики). С установленной периодичностью (в общем случае раз в 2 недели — соотносительно с интервалами начисления зарплаты) они направляют подконтрольные им табели на проверку и утверждение руководителем отдела кадров, а также в бухгалтерию.
Локальным нормативным актом организации может быть закреплено, что табель будет вестись с заполнением Раздела 2 или без заполнения такового. Во втором случае — с мотивировкой о том, что учет рабочего времени и расчетов с работниками осуществляется раздельно: это вполне законная процедура.
Для учета времени, отработанного, или, наоборот, не отработанного сотрудником, в табеле используются специальные коды — буквенные и цифровые (их перечень приведен в самой форме — в графе «Условные обозначения»). Желательно выбрать либо первые, либо вторые (без разницы, какие).
Условимся далее — рассматривая нюансы применения формы, использовать именно буквенные обозначения. Как правило, при «ручном» учете посещений буквы воспринимаются легче цифр.
При необходимости коды дополняются текстовыми формулировками — отражающими нетипичные условия работы, к примеру:
- причины отсутствия сотрудника на рабочем месте;
- факты о сверхурочной работе по инициативе самого сотрудника или его работодателя;
- сведения о сокращенной длительности рабочего дня.
Отражать их реквизиты в табеле необходимо — и в этих целях в состав формы могут быть включены дополнительные графы. На случай проверки Трудинспекции каждый документ, где зафиксирована «нетипичная» явка (неявка) на работу, кадровик должен иметь под рукой.
Табель по возможности не следует корректировать: при обнаружении ошибок всякий раз желательно составлять новый.
Но если это невозможно (в том числе по юридическим причинам — например, если расчеты по табелю уже произведены, а статус работника нужно откорректировать задним числом), то документ исправляется:
- посредством зачеркивания неверного кода (или иных данных) и вписыванием правильного;
- внесением на табель записи «исправленному верить» с соответствующими пояснениями и ссылками на документы: например, на листок нетрудоспособности — если речь идет об отражении факта болезни работника в дни отсутствия, которые ранее были помечены как дни отсутствия по неизвестной причине.
При необходимости работодатель может ввести свои коды. Например — для учета фактического времени переработки при ненормированном рабочем дне.
В общем случае такая переработка не фиксируется в табеле — поскольку ее время не влияет на зарплату напрямую. Но работодатель вправе такое влияние инициировать и вести подсчет переработки.
Еще вариант — свой код для праздничных дней, в которые работали люди по сдельной оплате труда: работодатель обязан в соответствии со ст. 112 ТК РФ установить по ней отдельную компенсацию, и потому учет длительности работы в этом случае будет полезен.
Алгоритм работы с табелем по форме Т-12
Практическое применение формы в самом общем случае осуществляется кадровиком по следующему алгоритму:
Заполнение титульного листа
Когда: в начале расчетного периода.
Кем: кадровиком (табельщиком).
Табель — не постоянно действующий документ, а реестр, применяемый за тот или иной расчетный период. По завершении его — сменяемый новым реестром.
Ключевые сведения, отражаемые на титульном листе:
- длительность периода;
- порядковый номер документа;
- дата составления документа.
Как мы уже отметили выше, общераспространено составление табеля каждые 2 недели — соотносительно с обычной для российских предприятий практикой выплаты зарплаты дважды в месяц.
Если табель составляется по зарплате за первую половину июня 2019 года, то указывается период с 01.06.2019 по 15.06.2019 года. Номер документа будет выглядеть так: 06/1. А если табель составляется за вторую половину, то будет указан период с 16.06.2019 по 30.06.2019 года, номер документа будет выглядеть так: 06/2.
Дата составления документа, также фиксируемая на титульном листе, как правило, приходится на последний день отчетного периода или на следующий день после окончания периода. То, какая это именно дата, устанавливает сама кадровая служба (с учетом мнения бухгалтерии).
Заполнение граф 1-3 Раздела 1
Когда: в начале расчетного периода.
Кем: кадровиком.
Основной элемент Раздела 1 формы Т-12 — таблица. В ней в отдельных строках по графам 1-3 фиксируются ФИО, должности работников, а также их табельные номера.
Заполнение граф 4-7 Раздела 1
Когда: ежедневно.
Кем: кадровиком.
Соотносительно с каждым из работников в таблице фиксируются — с распределением по двум отдельным строкам, в графах 4 и 6:
- коды, соответствующие тому или иному рабочему (либо нерабочему) событию: например, Я — явка, НН — неявка по невыясненным причинам;
- время отработанного (или неотработанного) работником времени — в часах и минутах — соотносительно с отраженным выше кодом.
Возможна ситуация, при которой в течение рабочего дня человек занимался двумя разными делами (работал в двух разных режимах) — соответствующими отдельным кодам. Например — полдня был на медосмотре, полдня — работал в обычном режиме.
В этом случае:
- в первой строке фиксируется 2 кода по каждому «делу» — разделяемые через дробь;
- во второй строке фиксируется 2 интервала времени, соответствующих каждому делу — также разделяемые через дробь.
Если «дел» было 3, то:
- первые два фиксируются в указанном выше порядке;
- по третьему код и время указываются без дроби — в новом блоке строк (то есть, ФИО работника дублируется на новой строке).
Если человек не приходил на работу в тех случаях, когда это не предполагалось в принципе (например, если находился в отпуске, на больничном, в командировке), то в таблице по дням его отсутствия фиксируются только коды без указания времени ниже.
Графы 5 и 7 также предполагают указание данных по двум строкам. Чтобы заполнить верхнюю, нужно просуммировать количество кодов, с помощью которых фиксируется рабочее время. Чтобы заполнить нижнюю, нужно просуммировать общее количество рабочего времени, показанное в соотнесении с этими кодами.
Обработка (расшифровка) кодов по таблице и последующее заполнение граф 8-16 Раздела 1
Когда: по завершении отчетного периода.
Кем: кадровиком.
При этом, в графах 8-13 по по существу отражаются данные по отработанному времени, а в графах 14-16 — по неотработанному. Поэтому, можно сказать, что ответственный работник будет решать 2 разные задачи при заполнении табеля в части указанных граф.
Что такое «расшифровка» в данном случае? Например, для подсчета количества сверхурочных часов нужно:
- найти все ячейки с условным обозначением С;
- суммировать часы и минуты под соответствующими условными обозначениями.
При подсчете ночных часов нужно:
- найти все ячейки с кодом Н;
- суммировать часы и минуты под соответствующими кодами.
При подсчете работы в выходные и праздники нужно:
- найти все ячейки с кодом РВ;
- суммировать часы и минуты под данными кодами.
Для заполнения графы 13 смотрятся:
- все ячейки, не имеющие кода С, Н, РВ — но при этом имеющие коды, которые отражают факт дополнительной отработки по тем или иным основаниям;
- часы и минуты под этими кодами.
По похожему принципу производится расшифровка кодов для заполнения граф 14-16. Смотрятся ячейки — содержащие интересующий код (то есть, отражающий то или иное основание для неявки), а затем суммируются часы и минуты под соответствующим кодом.
Заполнение графы 17
Важно по ошибке не отнести ее к «неотработанным» показателям слева. Данные по соответствующей графе относятся к обоим типам учитываемого времени — к отработанному и не отработанному.
Показатель для графы 17 — это количество кодов В (обозначающих выходные или праздничные дни) по графам 4 и 6.
Работа с первой таблицей Раздела 2
Когда: по завершении расчетного периода.
Кем: бухгалтером (реже — кадровиком).
Как мы уже отметили выше, организация вправе заполнять или не заполнять данный раздел (во втором случае осуществляя расчет зарплаты с применением альтернативных реестров).
Главные принципы при заполнении Раздела 2 следующие:
- если вид оплаты и бухгалтерский счет — один на всех работников, то работа ведется только с графами 18-22;
- если вид оплаты и бухгалтерский счет — разные по работникам, то каждая уникальная «связка» вида оплаты и счета расписывается с применением граф 18-34.
Перечни видов оплаты труда (и коды для них) хозяйствующий субъект вправе установить самостоятельно — либо воспользоваться перечнем кодов по доходам, что используются в целях расчета налогов, в соответствии с Приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Заполнение 4-й страницы Раздела 2
Когда: лучше всего — ежедневно (но можно и по завершении расчетного периода).
Кем: бухгалтером (поскольку это тоже расчетный Раздел 2).
Данный этап относится, возможно, к самым трудоемким — уже потому, что предполагает произведение подсчетов по нескольку десятков граф на основании данных, фиксируемых ежедневно. Таким образом, заполнять рассматриваемую страницу рекомендуется по итогам каждого рабочего дня: чтобы сделать это в конце месяца (и не запутаться), придется потратить много времени и сил.
Одна из основных задач при заполнении 4-й страницы — правильно разграничить понятия «человеко-день» и «человеко-час». Количество человеко-дней за день соответствует количеству явившихся работников за этот день. Количество человеко-часов за день соответствует сумме всех отработанных часов (всеми работниками) за этот день (то есть, смотреть нужно на вторые строки в графах 4 и 6).
Далее заполненный табель передается на утверждение руководителю кадровой службы. Он, в свою очередь, подписав документ, передаст его в бухгалтерию.
Заполнение формы Т-12: нюансы
При заполнении формы Т-12 следует иметь в виду, что:
- Если работник в отпуске, то в табеле:
- фиксируются праздники в период его отпуска (поскольку они не входят в него и не оплачиваются в рамках отпускных);
- не фиксируются выходные дни (поскольку входят в число календарных).
- Если работник в командировке, то при выполнении работы в выходные и праздники в рамках ее длительности эти дни отмечаются как рабочие командировочные (по ним будет назначена двойная оплата).
Общераспространенный способ такой «кодировки» — использование сочетания кодов К/РВ.
- Если работник имеет право на сокращенную рабочую неделю (например, когда занят на вредном или опасном производстве), то в табеле фиксируется сокращенное количество рабочих часов.
То же самое — при сокращении дня перед праздником.
- Если человек работает по внутреннему совместительству (на двух должностях) в разных подразделениях, то сведения о его работе распределяются по двум разным табелям (которое должно вести каждое подразделение).
А если совместительство в одном подразделении, то ФИО работника (и его табельный номер) фиксируются в одном табеле дважды (или большее количество раз — в зависимости от количества занимаемых должностей по совместительству). Соответственно, данные по рабочему времени человека «распределяются» по отдельным строкам — хотя речь идет об одном и том же работнике.
- Если работник опоздал или ушел с работы до окончания рабочего дня, то в табеле это показывается:
- проставлением «комбинированного» кода Я/НН в день, когда человек был на работе;
- указанием строкой ниже фактического количества отработанных и не отработанных им часов (через дробь).
А если человек пришел на работу позже (ушел с нее раньше) по согласованию с работодателем (отпросился), то запись будет иной: в верхней строке фиксируется код Я, в нижней — фактическое количество отработанных часов. Впоследствии на основании этой записи ему будет исчислена уменьшенная зарплата.
- Если рабочая смена «растягивается» на несколько календарных дней, то в табеле отражается:
- количество кодов, соответствующее количеству календарных дней, на которые приходится смена;
- фактическое количество часов, отработанных по каждому коду.
Коды могут быть как одинаковыми, так и разными. Типичный сценарий с разными кодами — когда человек заступает на смену в пятницу вечером, а завершает работу — в субботу. Период работы в пятницу будет обозначен кодом Я, а в субботу — кодом РВ.
При этом, отдельно выделяются ночные часы. Например, если человек по графику «сутки через трое» проработал за какой-либо день 20 часов, а из них — 5 часов ночью, то:
- в верхней строке показывается код Я/Н;
- в нижней строке — цифры 20/5.
- Если человек работает по скользящему графику, предусматривающему работу в субботу и в воскресенье, то в табеле эти дни показываются не с кодом РВ, а с кодом Я (как обычные рабочие дни).
Вместе с тем, если рабочий день выпадает на государственный праздник, то он показывается с кодом РВ.
- Если человек увольняется до истечения месяца, то его табель можно не заполнять, начиная со дня увольнения.
А если пришел новый работник — то заполнять, начиная с первого дня его выхода на работу.
