Многие работодатели поощряют работников коллективно — целыми отделами, подразделениями (или награждая весь штат в целом). Юридическое закрепление поощрения на нескольких работников может быть осуществлено с помощью удобной унифицированной формы Т-11а.
Зачем нужна форма Т-11а, если Т-11?
Действительно, с помощью унифицированной формы Т-11 — без индекса «а» — можно решить абсолютно все задачи, требующие издания распорядительных актов о премировании работника (или нескольких работников). Но документ Т-11а удобнее, если речь идет как раз о коллективном «премировании». Особенно, если оно осуществляется на крупном предприятии.
Бывает так, что даже у самой простой по структуре и заполнению унифицированной формы есть много нюансов в части практического применения. Данная особенность в полной мере свойственна и рассматриваемой форме.
Форма Т-11а введена в действие Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.
При использовании формы Т-11а следует иметь в виду, что:
- В неизменном виде документ может быть использован, только если в отношении всех работников, на которых составляется приказ, инициирован один и тот же вид поощрения. Если же поощрения разные, то работодателю придется в установленном порядке видоизменить унифицированную форму — осуществив перемещение графы «вид поощрения» в таблицу, в которой отражаются сведения по работникам.
- Необходимо заполнять все реквизиты документа. Это нужно для сведения к минимуму рисков возникновения претензий со стороны ФНС к форме — в тех случаях, когда на ее основании организация подтверждает расходы при исчислении налога на прибыль. Особенно важен реквизит, в котором работник подтверждает ознакомление с приказом со своей подписью.
- Собственно ознакомление с приказом может быть осуществлено разными способами. Самый простой — когда кадровый работник обходит поощряемых сотрудников и «собирает» их подписи. Но этот способ несет риски, связанные с распространением персональных данных. Размер премии — их разновидность. Работник вправе предъявить работодателю претензии насчет ознакомления его коллег с величиной выплаты.
Если вероятность такого сценария высока, то работодатели могут обратить внимание на возможность применения следующих альтернативных способов ознакомления с приказом:
- «простого» — когда ФИО других работников закрываются бумагой;
- «сложного» — когда работник подписывает не саму форму Т-11, а прилагаемый к ней лист ознакомления с приказом.
Оба варианта законны. Но первый по многим признакам неэтичен («что это за фокус, вроде серьезная организация…»), не всегда комфортен для представителя кадровой службы. Второй — предполагает более «солидную» процедуру.
Основан он на устном объявлении содержания (зачитывании) приказа — по аналогии с объявлением приказа о приеме на работу (которое предусмотрено ст. 68 ТК РФ). То, что «объявление» должно производиться под роспись, не означает, что роспись должна проставляться на «объявляемом» документе: ее работодатель может принять на любой другой лист. В рассматриваемом случае — лист ознакомления с приказом о премировании.
Роструд или ФНС смогут без труда установить взаимосвязь между приказом и листом — поскольку второй документ будет выступать приложением к первому. В листе ознакомления будут отражены:
- перечни поощряемых работников (их ФИО, должности);
- дата ознакомления каждого работника с документом;
- реквизиты приказа.
Суды подтверждают правомерность использования листов ознакомления с локальными нормативами для письменного подтверждения работниками такого ознакомления (Определение Липецкого областного суда от 17.01.2011 № 33-62/2011, Решение Северского городского суда Томской области от 13.12.2013 № 2-1293).
- Работник может отказаться от подписания приказа (листа ознакомления с ним). В отсутствие факта ознакомления человека с распоряжением о поощрении ФНС с самой высокой вероятностью не позволит организации принять расходы при исчислении налога. Но работодатель может попробовать свести такой риск к минимуму — составив акт о том, что человек отказался проставлять свою подпись в требуемом месте.
В акте фиксируются:
- дата объявления человеку приказа о поощрении;
- реквизиты приказа;
- ФИО и должность поощряемого работника;
- ФИО и должности лиц, в чьем присутствии был объявлен приказ;
- сам факт отказа работника от письменного ознакомления с приказом — удостоверяемый теми лицами, в чьем присутствии был объявлен приказ.
Соответственно, акт подписывают данные лица (по возможности — подпись запрашивается у самого работника).
- Приказ может быть использован не только для поощрений, предполагающих некую выгоду для работника, но и в обратных целях — когда нужно юридически закрепить факт лишения работника соответствующей выгоды.
Например, по форме Т-11а может быть издан приказ о поощрении работников на сумму, меньшую, чем их поощряли ранее, или меньшую в сравнении с той, что положена в общем случае (с мотивировкой, отражающей невыполнение плана или допущение тех или иных дисциплинарных нарушений).
