Пакет документов по командировке в 2019 году не изменился. Это приказ, авансовый отчет и подтверждающие командировочные расходы документы, примерный перечень которых мы указали выше.
Любая командировка начинается с оформления распорядительного документа — приказа.
Если вы используете унифицированные формы, составляйте его по форме:
- Т-9, если командируете одного человека;
- Т-9а, если нескольких.
На основании приказа выдайте работнику аванс. Его сумма должна покрывать суточные за все дни поездки, а также примерные траты, которые возникнут у сотрудника в ходе нее. На выдачу денег составьте расходный кассовый ордер.
В общем случае больше никаких документов для командировки на данном этапе не потребуется. Так, давно уже не нужны командировочные удостоверения и служебные задания. Но могут быть нюансы.
Если, к примеру, работник выезжает, возвращается из командировки или находится в пути в выходной или праздничный день либо, находясь в командировке, в такие дни он будет трудиться (и это не предусмотрено его обычным графиком), нужно получить от работника письменное согласие на работу в выходной и издать соответствующий приказ. Если в выходной или праздник командированный будет отдыхать, эти бумаги не понадобятся.
Однодневные командировки и командировки совместителей оформляются по таким же правилам. Никаких документальных особенностей для них нет. Учитывайте только, что при однодневных командировках работникам не положены суточные. Но способ оплатить им такие расходы все-таки есть.
Документы по командировке для бухгалтерии: списываем расходы
По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.
Транспорт:
- При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
- При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
- Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
- Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.
- Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
- Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.
Проживание:
- По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
- При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).
Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.
Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.
Проезд на работу и обратно: налоги и взносы
Если вы оплачиваете сотрудникам проезд к месту работы и обратно, учитывайте следующие требования Минфина к налогообложению (письмо Минфина от 30.04.2019 № 03-04-06/32414):
- Оплату проездных можно учесть для налога на прибыль, но при условии, что она является частью оплаты труда (прописана в трудовых договорах). Если характер компенсации социальный (на это, в частности, может указывать ее закрепление не в трудовых, а в коллективном договоре), расходы списать нельзя.
- С суммы проездной компенсации нужно платить НДФЛ и взносы, поскольку такой выплаты нет в составе сумм, освобожденных от зарплатных начислений (ст. 217, 422 НК РФ).
Аналогичные разъяснения в части взносов Минфин давал и ранее (см., например, письмо от 18.01.2019 № 03-03-06/1/2093). Но есть повод с таким подходом не согласиться.
Данную компенсацию можно расценить как выплату социального характера, ведь она не зависит от условий и результатов труда, сложности и качества выполняемой работы и т. п. Причем сам же Минфин на это и указывает, когда говорит о налоге на прибыль. А раз она социальная (предусмотрена коллективным договором и не учтена для прибыли), то в объект по взносам не входит. В суде эти доводы должны сработать (см., например, постановления АС Северо-Западного округа от 21.06.2019 по делу № А26-12423/2018, АС Дальневосточного округа от 23.11.2015 по делу № А59-92/2015, АС Западно-Сибирского округа от 20.01.2015 по делу № А45-8089/2014).
Если не хотите спорить, замените компенсацию за проезд матпомощью. При сумме до 4000 руб. в год вопросов не будет. И НДФЛ, кстати, платить не придется — для него такой же необлагаемый лимит.
