График документооборота является важным элементом учетной политики организации. Он необходим для своевременной и качественной подготовки и обработки документов.
Что такое график документооборота и для чего он необходим?
График документооборота — это представленная, как правило, в табличном виде информация, описывающая регламент движения первичных документов и их обработки на всех этапах «жизни»: от момента создания до передачи на хранение.
График документооборота помогает:
- упорядочить процесс работы с документами;
- рационально распределить «документальные» обязанности между работниками;
- сократить задержки времени при обработке документации;
- избежать рабочих конфликтов;
- осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
- своевременно формировать отчетность.
Объем отраженной в графике документооборота информации зависит от:
- масштабов деятельности фирмы;
- структуры предприятия;
- особенностей построения системы управления;
- видов применяемой первички;
- иных нюансов (особенностей обработки учетной информации, применяемых программных средств и др.).
Как подготовиться к составлению графика документооборота?
Для составления графика документооборота необходимо провести предварительную подготовку, во время которой:
- составить полный перечень документов, подлежащих обработке;
- для каждого документа определить количество экземпляров, необходимых для обеспечения потребности в них внутренних и внешних пользователей;
- сформировать таблицу соответствия вида документа должностям ответственных работников, имеющих законное основание для их подписания;
- сопоставить каждый вид документа с ответственными лицами, отвечающими за получение (оформление) документа в соответствии с должностными инструкциями исполнителей;
- конкретизировать календарные нюансы — обозначить установленные законодательством или внутрифирменными актами отрезки времени на подготовку, согласование и утверждение документа, а также передачу готового документа конечному пользователю;
- разработать систему контроля за исполнением графика документооборота;
- конкретизировать иные нюансы графика (в зависимости от потребностей организации внутреннего документооборота).
После сбора и уточнения всех исходных данных эта информация отражается в специальной таблице (графике документооборота), количество строк и столбцов которого зависит от потребностей организации.
Такая свобода выбора при оформлении графика документооборота допустима для любой организации, если требование к применению конкретной формы этого документа не предусмотрено отраслевыми и (или) иными нормативными актами.
Как внедрить график документооборота в учетный процесс и где скачать его образец?
Наиболее распространенная ситуация оформления графика документооборота — в качестве элемента (приложения) учетной политики.
Поэтому введение его в учетный процесс происходит одновременно с процедурами ввода в действие учетной политики и включает следующие этапы (например):
- утверждение графика документооборота (в составе учетной политики или как отдельного документа);
- ознакомление причастных исполнителей (по указанным в графике должностям) с их ролями в обеспечении процесса документооборота организации;
- оформление на всех рабочих местах наглядных стендов, на которых размещается удобный для визуального восприятия график документооборота;
- налаживание взаимодействия исполнителей графика документооборота на первоначальном этапе его внедрения в учетный процесс;
- проведение мероприятий по настройке программного обеспечения, используемого при оформлении документов, для максимальной автоматизации процессов обмена документами и облегчения взаимодействия исполнителей графика документооборота;
- налаживание системы внутреннего контроля по исполнению графика документооборота; отдельным приказом (распоряжением) предусматриваются виды наказаний за систематические нарушения исполнителями графика документооборота.
График будет способствовать организации эффективного документооборота в том случае, если все связанные с его исполнением ответственные лица организации в пределах своих должностных инструкций и предоставленных в иной форме полномочий будут исполнять обязанности своевременно и в полном объеме.
Статья взята с сайта Налог-налог.ру
