24.06.2021

Срок хранения документов по номенклатуре дел

Сроки хранения устанавливаются типовым или ведомственными перечнями с целью обеспечения сохранности важных документов.

Период хранения документов устанавливается в промежутке от 1 года до 75 лет, в зависимости от значимости. Отдельные виды документации подлежат хранению на постоянной основе.

Если в одном деле сгруппированы документы временного хранения с разными сроками (1 год, 3 года, 5 лет и т. д. — что означает различную степень их значимости), то срок хранения дела по номенклатуре устанавливается по наиболее ценной документации, то есть более длительный.

Запрещено сокращать установленные перечнем сроки хранения и самовольно устанавливать их для документов, по которым отсутствует информация о сроках хранения в типовых и ведомственных перечнях. Для определения сроков хранения по такой документации необходимо обращаться к специалистам Росархива.

Зачем нужна номенклатура дел и как она связана со сроками хранения документов

Разберем сроки хранения документов по номенклатуре дел на практическом примере. Выпускница Финансовой академии Мария поступила на работу в ООО «Вираж», занимающееся ремонтом и строительством офисов. Поскольку опыта в финансовых вопросах у бывшей студентки не было, руководство решило закрепить ее за канцелярией на время испытательного срока — так можно быстрее ознакомиться со структурой компании и изучить специфику ее деятельности.

Данное подразделение состояло из 5 сотрудников, которые занимались решением разного рода организационных вопросов, в том числе отвечали за организацию документооборота фирмы.

Сотрудница отдела, к которой прикрепили Марию, занималась разработкой номенклатуры дел на будущий год.

ВАЖНО! Номенклатура дел на следующий год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января (п. 3.4.6 Правил работы архивов компаний от 06.02.2002).

Марию тоже подключили к этой работе — ей поручили проставление сроков хранения документов по номенклатуре дел напротив названий заголовков дел строго по типовому перечню.

ВАЖНО! Сроки хранения документов отражены в типовых и ведомственных перечнях. Основой для определения сроков служит Перечень архивных документов и сроков их хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Структура номенклатуры дел компании

Номенклатура дел ООО «Вираж» была сформирована, исходя из организационной структуры фирмы.

В процессе документооборота принимали участие следующие подразделения:

  • подразделение организационных вопросов (канцелярия);
  • кадровое подразделение;
  • департамент труда и заработной платы;
  • отдел экономического планирования, статистики и финансов;
  • департамент бухгалтерского учета и отчетности;
  • департамент налогового учета и декларирования;
  • отдел охраны труда;
  • производственно-технический отдел (ПТО);
  • другие подразделения.

Прежде чем проставить сроки хранения напротив указанных в номенклатуре дел, Мария подробно изучила структуру фирмы и разобралась с функциональным назначением каждой структурной единицы. Затем досконально стала разбираться с Перечнем, утвержденным приказом № 558. Информацию о сроках хранения тех или иных документов Мария отражала в графе 4 номенклатуры. Начала она с канцелярии и особенно скрупулезно изучила документооборот подразделения, в котором в настоящее время работала.

Документы канцелярии: как долго их придется хранить

В номенклатуре канцелярии содержался перечень самых разнообразных дел, сроки хранения которых разительно друг от друга отличались. К примеру, к правилам внутреннего трудового распорядка применяется период хранения длиной всего в 1 год (после замены новыми), а коллективный договор предписано хранить постоянно.

Номенклатура дел канцелярии имела следующий вид (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

01. Канцелярия

01-01 Устав ООО «Вираж»

Постоянно

ст. 50

01-02 Коллективный договор ООО «Вираж» Постоянно

ст. 576

01-03 Правила внутреннего трудового распорядка ООО «Вираж» 1 год

ст. 773

После замены новыми

01-04 Приказы директора ООО «Вираж» по основной деятельности

Постоянно

ст. 19

01-05 Приказы директора ООО «Вираж» по административно-хозяйственной деятельности 5 лет

ст. 19

01-06 Протоколы совещаний у руководителя Постоянно

ст. 18«е»

Протоколы оперативных совещаний — 5 лет
01-07 Годовой отчет по основным вопросам деятельности ООО «Вираж» Постоянно Постоянно
01-08 Перечень телефонов и адресов сотрудников ООО «Вираж»

1 год

ст. 785

После замены новыми
01-09 Номенклатура дел Постоянно

ст. 200«а»

Резерв
Резерв

Заполняя графу 4 номенклатуры, Мария обратила внимание на последние 2 строки в графе 2 «Заголовок дела». Как оказалось, несколько резервных строк принято оставлять в номенклатуре любого подразделения компании на случай появления заголовков дел, ранее номенклатурой не предусмотренных. Сроки хранения в этих строках будут проставляться только после того, когда резервные строки заполнятся наименованием дел, — пока Мария оставила их пустыми.

После внесения сроков хранения документов, отраженных в номенклатуре канцелярии, Мария занялась документацией кадрового подразделения.

Определяем периоды хранения документации кадрового подразделения

Документацию кадровой службы отличает один нюанс: множество дел подлежат хранению в течение 75 лет. Такой длительный период хранения предусмотрен для документов, связанных с личной информацией о сотрудниках фирмы.

Кадровую номенклатуру Мария также заполнила сроками хранения, которые представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

02. Кадры

02-01 Штатное расписание Постоянно

ст. 71

02-02 Личные дела работников 75 лет

ст. 656 «б»

02-05 Графики предоставления отпусков 1 год

ст. 693

02-06 Списки работников организации 75 лет

ст. 685 «г»

02-07 Списки лиц, подлежащих воинскому учету 3 года

ст. 685

02-08 Списки работников, ушедших на пенсию 5 лет

ст. 685

02-09 Документы (докладные записки, рапорты, справки, характеристики) о привлечении к ответственности нарушителей трудовой дисциплины 3 года

ст. 694

02-10 Журнал регистрации трудовых договоров 75 лет

ст. 695 «б»

02-11 Документы (доклады, отчеты, справки, и др.) о состоянии и проверке работы с кадрами   Постоянно

ст. 648

Резерв
Резерв

Отдельные документы из номенклатуры Мария изучила особенно подробно. Ее интересовали вопросы, связанные с тем, каким нормативным требованиям они должны соответствовать и как правильно должны заполняться.

Бумаги «зарплатного» департамента и сроки их хранения

Сроки хранения документации, связанной с расчетом и выплатой заработной платы, в большинстве случаев не превышает 5-летнего периода, за исключением отдельных документов, которые нельзя уничтожать в течение 75 лет (например, лицевые счета сотрудников). А локальные акты, на основе которых ведутся расчеты с персоналом, подлежат постоянному хранению.

Номенклатура и сроки хранения данного вида документов представлены в таблице (приводится в сокращении):

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

03. Труд и заработная плата

03-01 Положение об оплате труда и премировании Постоянно

ст. 411 «а»

03-02 Лицевые счета по заработной плате работников 75 лет

ст. 413

03-03 Заявления о выплате материальной помощи   5 лет

ст. 415

03-04 Расчетные ведомости на выдачу заработной платы работникам ООО «Вираж» 5 лет

ст. 412

03-05 Листки нетрудоспособности сотрудников 5 лет

ст. 896

03-06 Исполнительные листы работников ООО «Вираж» Пока есть надобность

ст. 416

Не менее 5 лет
Резерв
Резерв

Названия дел этого подразделения фирмы для Марии были знакомы — во время прохождения практики она помогала бухгалтеру по зарплате, и сама выполняла отдельные расчеты. А вот про сроки хранения этих ведомостей, справок и реестров услышала впервые.

Периоды, в течение которых нельзя избавляться от налоговых документов

Изучая заголовки дел номенклатуры по департаменту налогового учета и декларирования, Мария сделала для себя следующий вывод: этот вид документации относится к бумагам кратковременного хранения. Практически все дела этого отдела, включая налоговую отчетность и декларации, подлежали хранению в течение 4–5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

04. Налоговый учет и декларирование

04-01 Учетная политика по налоговому учету ООО «Вираж» 5 лет

ст. 360

04-02 Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе, о регистрации в Фонде социального страхования постоянно

ст. 381

04-03 Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения   5 лет

ст. 398

04-04 Счета-фактуры 4 года

ст. 368

04-05 Налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц 5 лет

ст. 394

При условии проведения проверки (ревизии)
04-06 Декларации по НДС, имуществу, налогу на прибыли, транспортному и земельному налогу 5 лет

ст. 392

04-07 Реестры расчета земельного налога ООО «Вираж» 5 лет

ст. 389

04-08 Акты сверок об уплате налогов с ИФНС 5 лет

ст. 385

04-09 Сведения о доходах физических лиц 5 лет

ст. 396

04-10 Книги покупок и продаж ООО «Вираж» 4 года

ст. 459 «у»

Резерв
Резерв

С налоговой документацией Мария была знакома только теоретически. Поэтому для пополнения своих знаний она воспользовалась материалами нашего сайта, откуда узнала не только обо всех видах счетов-фактур (обычном, исправленном и корректировочном), но и познакомилась с правилами оформления налоговых деклараций и иных подобных документов.

Нюансы сроков хранения некоторых налоговых документов

Из полученных в академии знаний Мария помнила, что полученный фирмой убыток можно переносить на будущие периоды, уменьшая на его величину (или ее часть) объем налоговой базы. А как же в этом случае хранить документацию, связанную с подтверждением суммы убытка и процедурой переноса на последующие периоды? Можно ли избавиться от обосновывающих убыток расчетов и деклараций спустя 5 лет после его получения, как предусмотрено перечнем для первичных документов?

ВАЖНО! В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ у компании должны быть документы, подтверждающие величину понесенного убытка.

Что это за документы и каков их срок хранения? Мария перелистала весь Налоговый кодекс, но этой информации не нашла. Тогда она обратилась к судебной практике, из которой выяснила, что подтвердить объем полученного убытка можно декларацией по налогу на прибыль и первичкой (постановление ФАС МО от 31.08.10 № КА-А40/9849-10-2). Чиновники Минфина относят к таким подтверждениям всю первичную бухгалтерскую документацию, обосновывающую финансовый результат работы фирмы (письмо от 23.04.09 № 03-03-06/1/276).

Таким образом, бухгалтерская первичка должна храниться в течение всего периода переноса убытка плюс 4 года после полного его списания. К счастью, ООО «Вираж» было процветающей и прибыльной компанией, и этот нюанс, связанный с исчислением сроков хранения налоговой и бухгалтерской документации, его не касался.

Сроки хранения бухгалтерской документации

Начиная разбираться со сроками хранения бухгалтерских документов, Мария приступила к самому объемному разделу номенклатуры. Даже укрупненные дела, объединенные едиными заголовками, поразили ее своим разнообразием. Только бухгалтерская документация обладала таким многообразием форм и видов. Начиная от накладных и актов выполненных работ и заканчивая инвентаризационными описями и отчетностью. Отчетность подлежала постоянному хранению, в отличие от накладных, актов и иной первички, срок хранения которой не превышал (согласно перечню) 5 лет:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

05. Бухгалтерский учет и отчетность

05-01 Учетная политика по бухгалтерскому учету ООО «Вираж» 5 лет

ст. 360

05-02 Годовой бухгалтерский отчет организации   Постоянно

ст. 351 «б»

05-03 Квартальные бухгалтерские отчеты организации 5 лет

ст. 351 «в»

05-04 Документы (протоколы, акты, расчеты) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств Постоянно

ст. 429

05-05 Документы (протоколы, акты, ведомости) об инвентаризации имущества и товарно-материальных ценностей Постоянно

ст. 427

О товарно-материальных ценностях — 5 лет

При условии проведения проверки (ревизии)

05-06 Документы (копии отчетов, заявления, списки, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи 5 лет

ст. 415

05-07 Первичные бухгалтерские документы (кассовые, банковские документы, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, накладные и авансовые отчеты) 5 лет

ст. 362

05-08 Договоры о материальной ответственности материально-ответственных лиц 5 лет

ст. 457

После увольнения материально-ответственного лица
05-09 Оборотные ведомости по учету материалов, инвентаря, оборудования 5 лет

ст. 361

При условии проведения проверки (ревизии)
05-10 Кассовая книга ООО «Вираж» 5 лет

ст. 362

05-11 Главная книга ООО «Вираж» 5 лет

ст. 361

05-12 Карточки учета основных средств 5 лет

ст. 459 «д»

После ликвидации основных средств
Резерв
Резерв
Номенклатура дел отдела охраны труда и периоды их хранения

После отражения в номенклатуре фирмы сроков хранения документов бухгалтерского и налогового назначения Мария приступила к совсем неизвестному ей разделу — делам отдела охраны труда. Все обозначенные в номенклатуре заголовки дел присутствовали в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, поэтому проставить сроки их хранения было просто:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

06. Охрана труда

06-01 Инструкции по технике безопасности и охране труда 3 года

ст. 27 «б», 28 «б»

После замены новыми
06-02 Протоколы аттестации по технике безопасности   5 лет

ст. 625

06-03 Акты, предписания по технике безопасности, документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении   5 лет

ст. 603

06-04 Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников технике безопасности   5 лет

ст. 624

06-05 Журнал регистрации вводного инструктажа   10 лет

ст. 626 «б»

06-07 Журнал инструктажа по пожарной безопасности   3 года

ст. 870

06-08 Журнал регистрации выдачи инструкций по охране труда работникам   2 года

ст. 259 «б»

06-09 Журнал учета медицинского осмотра водителей   3 года

ст. 914

Резерв
Резерв

Как видно из номенклатуры, отдел охраны труда оформлял разнообразные журналы, хранить которые надлежало от 2 (например, журнал выдачи инструкции по ОТ) до 10 лет (журнал регистрации вводного инструктажа). Но основная масса документации этого отдела подлежала хранению в пределах 5-летнего срока.

Плановая и статистическая документация: сколько ее хранить

Следующий раздел номенклатуры по объему был небольшим. Состоял он в основном из планов и статотчетности. Все прогнозные и плановые бумаги в целом по компании ООО «Вираж» перечнем предписано было хранить постоянно. Только индивидуальные планы и отчетность сотрудников не требовали такого длительного периода сохранения — отрезок времени, в течение которого от них нельзя избавляться, составляет всего 1 год.

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

07. Планирование, статистика и финансы

07-01 Планы экономического и социального развития ООО «Вираж» Постоянно

ст. 270

07-02 Бизнес-планы ООО «Вираж», документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты) к ним Постоянно

ст. 271

07-03 Годовые планы ООО «Вираж» по основным направлениям деятельности Постоянно

ст. 285

07-04 Оперативные планы (квартальные, месячные) работы по всем направлениям деятельности Пока не исчезнет надобность

ст. 288

07-05 Индивидуальные планы работников 1 год

ст. 291

07-06 Документы (таблицы, справки, расчеты) сводных статистических отчетов 5 лет

ст. 473

07-07 Индивидуальные отчеты сотрудников 1 год

ст. 476

Резерв
Резерв
Где узнать сроки хранения документов, отсутствующих в типовом перечне

Раздел номенклатуры по делам, формируемым или используемым в производственно-техническом отделе (ПТО), включал заголовки дел, совсем не знакомых Марии. И в типовом перечне, утвержденном приказом № 558, документов с подобными названиями она не обнаружила. Поскольку срок хранения в графу 4 номенклатуры внести в любом случае необходимо, за помощью Мария обратилась к своему непосредственному руководителю, поручившему ей это задание.

От него Мария узнала, что сроки хранения документов фирмы определяются на основе типового перечня, утвержденного приказом № 558, а также ведомственных перечней. К примеру, периоды хранения документов ПТО необходимо определять по Перечню типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (в редакции приказа Минкультуры от 28.04.2011 № 412).

Согласно указанному перечню Мария проставила в номенклатуре соответствующие сроки хранения документации ПТО:

Индекс дела

Заголовок дела

Кол-во единиц хранения

Срок хранения и номера статей по перечню

Примечание

1

2

3

4

5

08. ПТО

08-01
08-02 Технологические карты Постоянно

ст. 141

08-03 Технологические правила и предписания До замены новыми

ст. 143

08-04 Технические условия технологического процесса До ликвидации организации

ст. 145

08-05 Технологический паспорт Пока существует надобность

ст. 197

08-06 Карта наладки инструмента До замены новыми

ст. 213

Резерв
Резерв

Изучив вышеуказанный перечень, Мария задала еще один вопрос своему руководителю: как определить периоды, в течение которых документы ПТО подлежат хранению, если они не указаны и в этом перечне? Ответ на это вопрос вы узнаете из следующего раздела.

Как определить срок хранения документа, если его наименование отсутствует в типовом и ведомственных перечнях

В деятельности компании возможны ситуации, когда название дела по номенклатуре невозможно найти ни в одном нормативном документе, регламентирующем сроки хранения документов. В этом случае самостоятельно устанавливать сроки хранения для такой документации компания не вправе.

ВАЖНО! В соответствии с Основными правилами работы архивов в случае, если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями, он устанавливается экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией организации.

Аналогичный порядок предусмотрен и в п. 1.6 Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Таким образом, Мария еще раз убедилась в том, что вопрос соблюдения сроков хранения документов является важным, а обеспечение сохранности документации — ответственной процедурой для каждой организации. В том числе для ООО «Вираж».

В последующем, когда испытательный срок закончился и девушка приступила к выполнению своих основных обязанностей в департаменте бухгалтерского учета и отчетности, она с надлежащей ответственностью относилась к оформлению дел в соответствии с утвержденной в компании номенклатурой, не допуская при этом, чтобы в одно дело помещались бумаги с постоянным и временными сроками.

id=»h_174166157271579856790638″>Изменение сроков хранения документации в 2020 году

Росархивом подготовлены поправки в перечень типовых управленческих архивных документов, согласно которым в том числе изменятся сроки хранения некоторых документов:

  • налоговые декларации (расчеты) будут храниться 6 лет вместо 5;
  • реестр сведений о доходах физлиц — 5 лет вместо 75;
  • счета-фактуры — 5 лет вместо 4;
  • графики отпусков — 3 года вместо 1 года;
  • документы о дисциплинарных взысканиях — 3 года вместо 5 лет.

Кроме этого, будут установлены сроки хранения для таких документов, как:

  • заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий — 1 год;
  • уведомления, предупреждения работников(ам) работодателем — 3 года.

Поправки уже прошли все проектные стадии и совсем скоро должны обрести форму НПА.

Статья взята с сайта Налог-налог.ру

Spread the love

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *