Ответ на претензию не имеет законодательно установленной формы и в значительной степени составляется по обычаям делового оборота. Потому рекомендуется включать в договор условия, по крайней мере в общем виде регулирующие порядок обмена корреспонденцией между сторонами сделки.
Как правильно написать ответ на претензию — образец, основные правила составления
Правила составления ответов на претензионные письма сформировались в виде обычаев делового оборота вследствие отсутствия законодательного регулирования данного вопроса (за редким исключением установления сроков, отведенных для направления ответа в ряде гражданско-правовых отношений). Часть правил можно установить на основании норм Гражданского кодекса, закона «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1 и других правовых документов.
К основным правилам формирования ответа на требование об устранении нарушений договора можно отнести следующие:
- документ имеет свободную форму;
- составляется на фирменном бланке организации (если претензия поступила юридическому лицу);
- оформляется по правилам делопроизводства, установленным в организации, при этом может быть изготовлен с помощью технических средств либо написан от руки;
- подписывается руководителем организации или иным уполномоченным лицом;
- должен соответствовать условиям договора, если они регулируют вопросы составления и направления ответа на претензию.
Кроме того, ответ должен быть направлен в установленный законом, договором или обычаями делового оборота срок. При отсутствии навыков составления подобных документов можно воспользоваться образцом ответа на претензию из достоверных источников.
Ответ на письмо-претензию — сроки формирования и направления, образец и содержание
Законодательством не установлен общий срок рассмотрения претензий ― в каждом виде правоотношений он либо следует из обычаев, либо устанавливается специальными нормами.
Например:
- 7, 10, 14 и 45-дневные сроки рассмотрения претензий о замене товара, возврате денег за него при расторжении договора, обмена товара и устранения недостатков соответственно действуют по закону «О защите прав потребителей» от 07.02.1992 № 2300-1;
- 30 дней для рассмотрения претензии по перевозке грузов установлено Кодексом внутреннего водного транспорта (в соответствии со ст. 797 ГК);
- 5 или 60 дней, в зависимости от вида услуг, определены законом «О связи» от 07.07.2003 № 126-ФЗ и др.
Содержание ответа на претензию, по общему правилу, должно включать в себя:
- реквизиты получателя ответа (наименование, адрес, ИНН);
- реквизиты отправителя (при отсутствии их в форме документа);
- дату получения и номер претензии;
- аргументированное мнение по существу содержания претензии со ссылками на нормы действующего законодательства и пункты договора;
- заключение, отражающее готовность выполнить выдвигаемые требования полностью либо частично или несогласие с ними.
Образец ответа на претензию можно скачать здесь.
Скачать образец
Как составить ответ на претензию, чтобы не платить неустойку?
Требование уплаты неустойки, согласно п. 2 ст. 330 ГК, не может исходить от стороны гражданско-правовых отношений, если вторая сторона не несет ответственности за неисполнение (ненадлежащее исполнение) условий договора.
Среди обстоятельств ― оснований для освобождения от уплаты неустойки могут быть:
- виновные действия кредитора;
- форс-мажорные обстоятельства;
- действия или бездействие иных лиц, за которые лицо ответственности не несет (например, когда поставщик заказчика в соответствии с заключенным с ним договором должен был поставить необходимый для начала проведения работ материал и не сделал этого).
Следовательно, во избежание безосновательной уплаты неустойки в ответе на претензию должна быть указана ссылка на норму ст. 330 ГК, а также описаны послужившие причиной невыполнения обязательства в срок обстоятельства, освобождающие стороны от ответственности (непредставление документов заказчиком, неперечисление предусмотренного договором аванса, стихийные бедствия и т. п.).
Порядок направления ответа
Способ направления ответа на претензию должен быть избран на основании условий договора. Как правило, сторонами предусматривается, что все бумаги направляются контрагенту в письменной форме по почте. В случае отсутствия в договоре четкого указания на способ обмена документацией рекомендуется направлять ответ на претензию в виде простого письменного документа путем заказного почтового отправления. Также желательно сопроводить отправление описью вложения.
Кроме того, предварительно ответ может быть направлен и в иной форме (с последующим направлением его Почтой России или службой доставки):
- электронным письмом;
- факсом;
- в виде телефонограммы.
Адрес и иные реквизиты получателя необходимо указать в точном соответствии с контактными данными или общими реквизитами контрагента, которые содержатся в договоре.
Статья взята с сайта Налог-налог.ру
