Давайте рассмотрим самые распространенные примеры из практики, касающиеся НДФЛ с отпускных.
На первый взгляд посчитать и уплатить НДФЛ с отпускных особого труда не составляет. Расчет налога — стандартный.
Удержать его нужно сразу из выплачиваемой работнику суммы. А платеж в бюджет НК разрешает отсрочить до конца месяца (п. 6 ст. 226).
Но помимо отпускных работник может получать и другие суммы (аванс, зарплату, доплаты), срок уплаты НДФЛ по которым отличается от отпускного. Здесь и возникает риск ошибиться.
Пример 1. Отпускные в одном месяце, а в отпуск в следующем
Допустим, отпуск сотрудника начинается 1 июля. Это понедельник. Значит, выдать ему отпускные вы должны не позднее четверга, 27.06.2019.
Сумму вы выдаете уже очищенную от НДФЛ, а налог должны уплатить в бюджет не позднее 01.07.2019 (т. к. 30 июня — выходной).
Несмотря на то, что отпуск полностью приходится на следующий месяц, доход для НДФЛ считается полученным на дату выплаты отпускных. Соответственно, и удержать налог нужно сразу при их выплате.
Если вместе с отпускными сотрудник получит какие-то дополнительные деньги (у вас приняты доплаты к отпуску, например), налог с них вы должны будете перечислить раньше — не позднее следующего дня (см. письмо ФНС от 16.08.2017 № ЗН-4-11/16202). Откладывать этот платеж до срока по отпускным нельзя.
В принципе, чтобы в такой ситуации не запутаться с платежами, лучше перечислить весь НДФЛ сразу. Тем более что сделать это можно одним поручением (отдельная платежка на НДФЛ по отпуску в общем-то не нужна). Но тогда нужно быть внимательнее при заполнении 6-НДФЛ.
Дело в том, что налог с отпускных и с доплаты нужно будет разбить между расчетами за разные периоды:
- НДФЛ с доплаты отразить в разделе 2 за полугодие (т. к. срок уплаты НДФЛ по ней приходится на 28.06.2019);
- НДФЛ с отпускных — в отчете за 9 месяцев (согласно сроку уплаты, который в данном случае сдвинут на 01.07.2019).
Пример 2. Отпускные + зарплата
Работник идет в отпуск с 15 июля, 10 июля он получил отпускные и зарплату за июнь. Обе суммы он получает на руки без НДФЛ. Налог с зарплаты вы перечисляете до 11-го числа, а налог с отпускных можете уплатить 31-го.
При заполнении 6-НДФЛ обе суммы попадут в раздел 2 за 9 месяцев, но не общей строкой, а по отдельности.
Это стандартная ситуация, проблем и вопросов по которой в общем-то нет. Давайте ее усложним.
Предположим, что срок выплаты зарплаты за вторую половину месяца у вас 1-е число, а отпуск у работника начинается 3 сентября. Соответственно, 30 августа он получит отпускные, а также зарплату за август (в данном случае зарплатный срок выпадает на воскресенье, поэтому деньги нужно выдать накануне, см. ст. 136 ТК РФ).
НДФЛ с отпускных вы удержите сразу, перечислить его нужно до 2 сентября. А вот зарплату лучше выдать без удержания налога, ведь выплачивается она, когда месяц еще не окончился, следовательно, оснований для удержания НДФЛ с нее нет. По крайней мере, такой подход нам регулярно озвучивает Минфин. НДФЛ же он предлагает удерживать из ближайшего аванса.
Но в ситуации с отпуском это может быть нереально. Если работник всю первую половину месяца будет отдыхать, аванса у него не будет или будет, но такой маленький, что для удержания НДФЛ суммы не хватит. Значит, удержание налога вновь отложится. А вам придется отслеживать момент, подходящий для удержания, и стараться не пропустить срок расчета с бюджетом.
Согласитесь, устанавливать срок выдачи зарплаты на 1-е или 2-е число месяца — не лучшая идея. Несколько раз в году он в любом случае будет попадать на выходные, а вам придется каждый раз мучиться с НДФЛ и ждать от контролеров претензий.
Пример 3. Отпускные + аванс
Работник отработал полмесяца, допустим, с 1 по 15 сентября, а с 16 сентября идет в отпуск. Срок выплаты аванса в организации установлен 20-го числа. Здесь будем действовать так:
- не позднее 12 сентября выдадим работнику отпускные, удержим с них НДФЛ и перечислим его в бюджет до 30 сентября;
- 20 сентября выплатим сентябрьский аванс, НДФЛ не удерживаем.
Аванс нужно выплатить и в том случае, если в день аванса работник находится в отпуске. Ведь первую половину месяца он отработал, значит, заработок имеет право получить.
Какая сложность возможна в этой ситуации? Работник уже получил зарплату за первую половину месяца (аванс) и зарплату за вторую половину (в виде отпускных). Поэтому окончательный расчет за месяц у него будет небольшим или будет отсутствовать вовсе (если он гуляет с 16 по 30 сентября). Значит, НДФЛ с аванса, который обычно удерживают с окончательного расчета за месяц, у него останется не удержанным до следующей ближайшей выплаты (в нашем случае до аванса за октябрь). То есть здесь опять вам придется ловить момент для удержания налога и расплаты с бюджетом.
А еще после отпуска работник может уволиться.
