Виды командировки

Служебная командировка — это поездка, связанная с исполнением рабочего (служебного) задания, и обладающая следующими признаками:

• Она должна быть вызвана служебными потребностями организации.
• Командированный сотрудник должен иметь конкретное задание.
• Место назначения при командировке должно быть удалено от основного места работы.
• Командировка должна быть оформлена соответственно утвержденным образом.
• В документах сотрудника должен быть указан срок командировки.

При этом командировкой не считаются:

• В случае если постоянная работа выполняется в пути.
• При разъездном виде работы.
• Если сотрудник не имеет трудового договора с командировавшей его компанией.

Нормативное регулирование

То есть при отправке сотрудника в служебную поездку, администрация компании должна соблюдать требования Трудового кодекса, а именно:

• Ст. 166, об определении командировки, как части рабочего процесса фирмы.
• Ст. 167, о правовом статусе командированного.
• Ст. 168, о финансовой стороне данного процесса.

Виды командировки

В законодательных документах прописан различный подход к двум видам командировок:

1. В пределах страны.
2. Заграничные.

Кроме того, свои нюансы имеются и в различных видах рабочих поездок:

• Временные рамки:
  • Краткосрочных – от одного до нескольких дней.
  • Длительных – до 40-а дней (строители до года).
• Групповых или одиночных.
• Внеплановых.
• Совместительство:
  • При внутреннем совместительстве. В этом случае сотрудник теряет зарплату по основному месту службы.
  • При наружном совместительстве, когда сотрудник должен сам решать вопросы по несовпадению графика работы в двух организациях.

Отправка в командировку

Любая рабочая поездка связана с изменением графика работы сотрудника и с дополнительными финансовыми затратами. Поэтому отправка в командировку должна происходить в соответствии со всеми нормативными требованиями.

Субъекты

По Трудовому кодексу, в служебную поездку сотрудник может отправиться только по указанию руководителя, а вот к кандидатуре откомандированного есть дополнительные требования. Это должен быть работник, имеющий официальные, оформленные по всем правилам трудовые отношения с компанией, даже который трудится дистанционно. В командировку отправляют и директоров.

Но и из числа этих лиц не могут направляться в поездки по служебным надобностям:

• Несовершеннолетние (до 18-ти лет).
• Беременные.
• Ученики или стажеры.
• Участники предвыборной компании.
• Заболевшие.

И только по письменному согласованию:

• Женщины с детьми до 3-ех лет.
• Работники опекуны несовершеннолетних или одиночки с детьми до 5-ти лет.
• Если в семье имеется родственник, которому необходима постоянная опека.

Необходимые сведения и документы

При оформлении командировки необходимо подготовить целый комплект документов, включающий исчерпывающие сведения по служебному заданию Он включает:

Кроме того, в процессе, и после выполнения задания может потребоваться:

Оплата

На период отъезда по служебной необходимости за работником остается его зарплата в расчете среднего заработка за день. Кроме того ему компенсируют:

• Оплату за проживание в отъезде, по представленным подтверждающим расходы документам.
• Проезд по формуле «туда и обратно».
• Суточные расходы. Они устанавливаются компанией, но верхний предел лимитирован законодательно, и его превышение облагается налогом.
• С согласия руководства компании допускается компенсация иных расходов, связанных с выполнением задания.

Затраты могут производиться из трех источников:

• Наиболее распространенный – это работодатель, оплачивающий необходимые для своей деятельности расходы.
• Если приезд сотрудника компании необходим партнерам, то командировка оформляется за счет принимающей стороны, которая и несет все расходы.
• Иногда необходимость в рабочей поездке возникает «вдруг», и времени для получения авансовых средств нет. В этом случае сотрудник, с его согласия, отправляется в командировку за свой счет.

При командировке за свой счет все должно быть отражено в приказе, и компенсировано по возвращении.

Процедура отправки

Командировка оформляется так:

• Вначале выясняется необходимость командировки и сотрудник, который может выполнить задание в полной мере.
• Руководитель подписывает соответствующий приказ, в котором прописаны: цель, место, срок поездки и кандидатура командированного.
• Рассчитывается необходимая для выполнения задания сумма.
• Приказ регистрируется, отъезжающий получает задание и удостоверение.
• Сотрудник получает командировочные и свой отъезд в журнале учета.
• В командировке, в удостоверении, фиксируется дата приезда и отъезда.
• По возвращении работник отчитывается в выполнении задания и предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет.

Особые случаи

В процессе отправления в командировку и при выполнении задания могут возникнуть некоторые нюансы.

Вот некоторые из них:

• Командировка во время отпуска. По производственной необходимости сотрудник может быть отозван из отпуска и отправлен в командировку только с его согласия (письменного). Это оформляется с приказом с изменением графика отпусков.
• Продление командировки. Продлить командировку можно по служебным или личным обстоятельствам, а так же из-за невозможности выехать в срок. Основным документом для этого является служебная записка с обоснованием продления поездки. Затем руководитель издает приказ о продлении с указанием на причины этого и необходимость дополнительных расходов.
• Перенос командировки. В этом случае, к уже имеющемуся приказу, должен быть оформлен дополнительный, о переносе сроков, с указанием причин для этого.
• Отказ от командировки. Если командировки не присутствуют в трудовых обязанностях сотрудника, и он не имеет на то законных оснований, то отказаться можно только от длительных поездок (более месяца). В остальных случаях это может рассматриваться как нарушение трудовой дисциплины с соответствующим наказанием за это.
• Командировка в выходной день. Это может быть связано с необходимостью отъезда в выходной или с непрерывным циклом работы по месту. В данном случае необходимо согласование с администрацией, которая может: либо оплатить этот день, либо дать отгул за командировку.
• Отмена командировки. Отменить поездку можно только приказом, с указанием причины отмена. Причина должна быть зафиксирована в соответствующей служебной записке.
• Отзыв из командировки. Отозвать из командировки можно в любой день, независимо от срока ее окончания. Для этого нужен приказ с указанием обоснованной причины отзыва, которая может быть: производственной, личной, связанной с болезнью или увольнением работника.