В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 75 лет.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
- 1 — номер регистрации трудового договора;
- 2 — дата заключения;
- 3 — номер договора;
- 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
- 5 — должность работника;
- 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
- 7 — срок действия договора;
- 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
- 9 — допсоглашения к договору;
- 10 — примечания.
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Как определяются сроки хранения журнала?
Как и все документы, связанные с персоналом, журнал регистрации трудовых договоров нужно хранить 75 лет после внесения в него последней записи. Регламентирует этот срок подп. «б» п. 695 ст. 8 Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
Статья взята с сайта Налог-налог.ру
